1️⃣Was sind die Voraussetzungen für Homeoffice in Südtirol/Italien?

Als Unternehmen sollten Sie wissen, dass Sie NICHT verpflichtet sind, ihren Mitarbeiter/innen die Arbeit vom Homeoffice aus zu genehmigen.

Jedes Unternehmen entscheidet selbst, ob, wann, wo und für welche Mitarbeiter/innen dieses Arbeitsmodell in Frage kommt. Mitarbeiter/innen müssen außerdem einen Antrag auf Homeoffice an den Arbeitgeber/die Arbeitgeberin stellen

Folgende Voraussetzungen gelten für das Thema Homeoffice in Südtirol/Italien:

• ✅ Mitarbeitende müssen als lohnabhängige Mitarbeiter/innen gemeldet und versichert sein
• ✅ Der Arbeitsort muss vorgeschrieben sein, ebenso die (Kern)Arbeitszeiten
• ✅ Das Smart Working ist nur für bestimmte Phasen vorgesehen. Hier ist ebenso eine schriftliche Vereinbarung erforderlich. In diesem Falle müssen Arbeitgeber/innen aber auch eine elektronische Meldung beim italienischen Arbeitsministerium einreichen

2️⃣ Was brauchen Mitarbeiter im Homeoffice?

Damit Homeoffice effizient ablaufen kann, braucht es zum einen klare Vereinbarungen, welche beispielsweise die Art der Arbeit, zu erreichende Ziele und die Zusammenarbeit im Team festlegen. Außerdem muss das Homeoffice aus technischer Sicht so ausgestattet sein, dass die Arbeit auch in den eigenen vier Wänden produktiv und ordnungsgemäß erledigt werden kann. Generell ist es der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin, der/die für die Ausstattung und technischem Equipment oder einen Teil davon aufkommt. Dies kann aber auch anders abgemacht werden (schriftliche Vereinbarung).

3️⃣ Für eine optimale Zusammenarbeit im Homeoffice

Die Grundzutaten, damit das Arbeiten im Homeoffice auch reibungslos ablaufen kann sind folgende:

• ✅ Verlässlichkeit und Ehrlichkeit: Damit dieses Arbeitsmodell funktionieren kann, ist eine vertrauensvolle Basis und eine ehrliche Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber/innen und Mitarbeitenden erforderlich. Unternehmen müssen ihren Mitarbeiter/innen auch im Homeoffice vertrauen können. Umgekehrt ist es genauso wichtig, als Vorgesetzte/r erreichbar zu sein, bei Fragen, Schwierigkeiten, für Ab- und Aussprachen sowie Feedbacks
• ✅ Klare, schriftliche Vereinbarung von: Arbeitszeiten, Pausen, Handhabe von Überstunden, Inhalten und Zielen sowie Arbeitsmodalität müssen vorab besprochen und festgelegt werden
• ✅ Regeln für den fachlichen Austausch: Wie soll die Kommunikation und der Informationsfluss intern ablaufen? Was wird über welchen Kommunikationskanal kommuniziert (E-Mail, telefonisch, Videocall)? Wie oft soll es Briefings und Teammeetings (online oder in Präsenz) geben? Kollaborationssoftwares und moderne Projekttools können hier die Teamarbeit und auch das Projektmanagement aus der Ferne erleichtern
• ✅ Regelmäßige Planung und Überprüfung des Leistungsfortschrittes von Projekten und Arbeitsaufträgen durch die direkten Vorgesetzten
• ✅ Regelmäßige Kontakte vor Ort, also in der „Unternehmensbase“ können die Zusammenarbeit zudem optimieren und auch im Zwischenmenschlichen fördern
• ✅ Eine starke Unternehmenskultur, die Mitarbeiter/innen bindet und verbindet, ist trotz guter digitaler Vernetzung und effizienter Homeoffice-Organisation weiterhin wichtig

4️⃣ Wie muss ein Homeoffice-Arbeitsplatz aussehen?

Der Homeoffice-Arbeitsplatz sollte räumlich folgendermaßen eingerichtet sein:

• ✅ Arbeitszimmer: Im Idealfall sollte der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin einen Raum zur Verfügung haben, den er/sie ausschließlich zum Arbeiten benutzen kann. Alternativ muss der persönliche Alltag so organisiert und strukturiert werden, dass es keine Störfaktoren während der Arbeitszeit gibt und Arbeitsunterlagen und Equipment sicher aufbewahrt oder verstaut werden können
• ✅ Ergonomischer Arbeitsplatz: Schreibtischstuhl mit einstellbaren Rücken- und Armlehnen, höhenverstellbarer, neigbarer Schreibtisch für Arbeiten im Sitzen oder Stehen mit reflexionsarmer Oberfläche; idealerweise sollte ausreichend Tageslicht vorhanden sein, die Beleuchtung muss blendfrei und gleichmäßig sein

5️⃣ Technisches Equipment im Homeoffice:

• ✅ Einen ausreichend schnellen Internetzugang
• ✅ Große Arbeitsbildschirme (LCD Bildschirme) sind für die Augen zu bevorzugen, sowie eine ergonomische Tastatur
• ✅ Der PC oder Laptop muss mit allen notwendigen Softwareprogrammen ausgestattet sein und unbedingt auch mit Virenschutz und Anti-Spyware
• ✅ Smartphone, welches nur für die Arbeit und Kundenkontakte verwendet wird
• ✅ Drucker und Schredder, je nach Arbeitsanforderung

6️⃣ Datenschutz im Homeoffice – das ist wichtig

Der Datenschutz muss auch im Homeoffice unter all seinen Aspekten gewährleistet werden. Arbeitgeber/innen müssen dafür sorgen, dass dementsprechend alle Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, und zwar technisch, wie rechtlich.

RECHTLICH:

• ✅ Jedes Unternehmen muss Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice erstellen. Diese Richtlinien müssen den Mitarbeitenden vorgelegt und von diesen unterschrieben werden. In diesen Richtlinien sollte auch genau festgelegt sein, wie mit Daten, Unternehmensinformationen, Zugangsinformationen, Meetings, Videocalls, E-Mails im Homeoffice umzugehen ist (z.B. kein Zuhören Dritter bei Telefonaten, kein Zugriff dritter Personen auf E-Mails und Unterlagen)
• ✅ Die Homeoffice-Möglichkeit muss vom Unternehmen schriftlich genehmigt werden, es muss also dokumentiert sein, dass der/die Mitarbeitende auch wirklich befugt ist, von zu Hause zu arbeiten

TECHNISCH:

• ✅ Sichere Internetverbindungen, wie beispielsweise VPN-Verbindungen, sowie eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung sind wichtige Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen
• ✅ Hohe Sicherheitsstandards beim Computer durch: Antivirenprogramme, Firewall, regelmäßige Updates, um sich vor Malware und Angriffen zu schützen
• ✅ Aktenvernichter: Gedruckte Dokumente eines Unternehmens müssen auch im Homeoffice sicher vernichtet werden, und zwar in einer Schnittart, die ihrer Sicherheitsstufe entspricht
• ✅ Die Sicherheit von Daten wird auch dadurch gestärkt, dass das Unternehmen selbst geeignete Arbeitsmittel den Mitarbeitenden zur Verfügung stellt (Hard- und Software)

Weiterführende Informationen rund um das Thema Datenschutz im Homeoffice finden Sie in unserem Blogartikel „Datenschutz im Homeoffice und Smart Working“

7️⃣Fazit

Das Homeoffice kann für Unternehmen und gleichsam auch für Mitarbeiter/innen eine gute Möglichkeit sein, ressourcenorientiert und zeitoptimiert zu arbeiten. Es gilt als eines jener Arbeitsmodelle, die Mitarbeitenden ganz im Sinne einer Work-Life-Balance ein hohes Maß an Flexibilität bieten. Damit Professionalität und Produktivität auch im Homeoffice aufrecht bleiben, sollten Unternehmen organisatorische Aspekte und technische Anforderungen eingehend analysieren und planen. Darüber hinaus müssen rechtliche Aspekte (Datenschutz, Arbeitssicherheit, Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden etc.) des Homeoffice immer auch in Absprache mit Fachpersonen im Bereich Arbeitsrecht und Datenschutz angegangen werden.

Dieser Blogartikel ist kein Ratgeber für Rechtsfragen und kann keine Rechtsberatung ersetzen. Wenden Sie sich bei arbeits- und steuerrechtlichen Fragen oder bei Sachverhalten rund ums Thema Finanzen daher immer an Steuer- und Rechtsexperten. Karriere Südtirol übernimmt keine Haftung für getätigte oder unterlassene Aktionen und Entscheidungen, welche auf Basis dieses Blogartikels unternommen werden.