Viele Unternehmen in Südtirol bieten Ihren Mitarbeiter/innen auch nach der Pandemie weiterhin die Möglichkeit, ganz oder teilweise vom Homeoffice aus zu arbeiten. In diesen Fällen kommt es zu einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber/in bzw. zu einem Abkommen, das im Arbeitsvertrag festgehalten wird. Darin wird genau festgehalten, wie das Homeoffice abläuft. Was Mitarbeiter im Homeoffice brauchen, worauf Sie als Arbeitgeber/in achten sollten und wie es um das Thema Datenschutz im Homeoffice steht, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

• ✅ Mitarbeitende müssen als lohnabhängige Mitarbeiter/innen gemeldet und versichert sein
• ✅ Der Arbeitsort muss vorgeschrieben sein, ebenso die (Kern)Arbeitszeiten
• ✅ Das Smart Working ist nur für bestimmte Phasen vorgesehen. Hier ist ebenso eine schriftliche Vereinbarung erforderlich. In diesem Falle müssen Arbeitgeber/innen aber auch eine elektronische Meldung beim italienischen Arbeitsministerium einreichen

• ✅ Verlässlichkeit und Ehrlichkeit: Damit dieses Arbeitsmodell funktionieren kann, ist eine vertrauensvolle Basis und eine ehrliche Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber/innen und Mitarbeitenden erforderlich. Unternehmen müssen ihren Mitarbeiter/innen auch im Homeoffice vertrauen können. Umgekehrt ist es genauso wichtig, als Vorgesetzte/r erreichbar zu sein, bei Fragen, Schwierigkeiten, für Ab- und Aussprachen sowie Feedbacks
• ✅ Klare, schriftliche Vereinbarung von: Arbeitszeiten, Pausen, Handhabe von Überstunden, Inhalten und Zielen sowie Arbeitsmodalität müssen vorab besprochen und festgelegt werden
• ✅ Regeln für den fachlichen Austausch: Wie soll die Kommunikation und der Informationsfluss intern ablaufen? Was wird über welchen Kommunikationskanal kommuniziert (E-Mail, telefonisch, Videocall)? Wie oft soll es Briefings und Teammeetings (online oder in Präsenz) geben? Kollaborationssoftwares und moderne Projekttools können hier die Teamarbeit und auch das Projektmanagement aus der Ferne erleichtern
• ✅ Regelmäßige Planung und Überprüfung des Leistungsfortschrittes von Projekten und Arbeitsaufträgen durch die direkten Vorgesetzten
• ✅ Regelmäßige Kontakte vor Ort, also in der „Unternehmensbase“ können die Zusammenarbeit zudem optimieren und auch im Zwischenmenschlichen fördern
• ✅ Eine starke Unternehmenskultur, die Mitarbeiter/innen bindet und verbindet, ist trotz guter digitaler Vernetzung und effizienter Homeoffice-Organisation weiterhin wichtig

• ✅ Arbeitszimmer: Im Idealfall sollte der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin einen Raum zur Verfügung haben, den er/sie ausschließlich zum Arbeiten benutzen kann. Alternativ muss der persönliche Alltag so organisiert und strukturiert werden, dass es keine Störfaktoren während der Arbeitszeit gibt und Arbeitsunterlagen und Equipment sicher aufbewahrt oder verstaut werden können
• ✅ Ergonomischer Arbeitsplatz: Schreibtischstuhl mit einstellbaren Rücken- und Armlehnen, höhenverstellbarer, neigbarer Schreibtisch für Arbeiten im Sitzen oder Stehen mit reflexionsarmer Oberfläche; idealerweise sollte ausreichend Tageslicht vorhanden sein, die Beleuchtung muss blendfrei und gleichmäßig sein

• ✅ Einen ausreichend schnellen Internetzugang
• ✅ Große Arbeitsbildschirme (LCD Bildschirme) sind für die Augen zu bevorzugen, sowie eine ergonomische Tastatur
• ✅ Der PC oder Laptop muss mit allen notwendigen Softwareprogrammen ausgestattet sein und unbedingt auch mit Virenschutz und Anti-Spyware
• ✅ Smartphone, welches nur für die Arbeit und Kundenkontakte verwendet wird
• ✅ Drucker und Schredder, je nach Arbeitsanforderung

• ✅ Jedes Unternehmen muss Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice erstellen. Diese Richtlinien müssen den Mitarbeitenden vorgelegt und von diesen unterschrieben werden. In diesen Richtlinien sollte auch genau festgelegt sein, wie mit Daten, Unternehmensinformationen, Zugangsinformationen, Meetings, Videocalls, E-Mails im Homeoffice umzugehen ist (z.B. kein Zuhören Dritter bei Telefonaten, kein Zugriff dritter Personen auf E-Mails und Unterlagen)
• ✅ Die Homeoffice-Möglichkeit muss vom Unternehmen schriftlich genehmigt werden, es muss also dokumentiert sein, dass der/die Mitarbeitende auch wirklich befugt ist, von zu Hause zu arbeiten

• ✅ Sichere Internetverbindungen, wie beispielsweise VPN-Verbindungen, sowie eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung sind wichtige Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen
• ✅ Hohe Sicherheitsstandards beim Computer durch: Antivirenprogramme, Firewall, regelmäßige Updates, um sich vor Malware und Angriffen zu schützen
• ✅ Aktenvernichter: Gedruckte Dokumente eines Unternehmens müssen auch im Homeoffice sicher vernichtet werden, und zwar in einer Schnittart, die ihrer Sicherheitsstufe entspricht
• ✅ Die Sicherheit von Daten wird auch dadurch gestärkt, dass das Unternehmen selbst geeignete Arbeitsmittel den Mitarbeitenden zur Verfügung stellt (Hard- und Software)