In der heutigen Arbeitswelt wachsen Anforderungen und Aufgabenberge stetig. Hier nicht den Überblick zu verlieren, oder Zeit und Energie für Unnötiges zu verschwenden ist das Um und Auf, damit man einerseits zielorientiert vorankommt und andererseits gleichzeitig achtsam mit den eigenen Energiereserven umgeht. Gutes Zeitmanagement ist angesagt. In diesem Blogartikel von Karriere Südtirol zeigen wir dir bewährte Strategien und praktische Tipps, mit denen du deinen Arbeitstag besser strukturierst und deine Ziele leichter erreichst. 

Zeitmanagement bedeutet nicht nur, möglichst viel zu schaffen, sondern vor allem, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen. So vermeidest du Überforderung, bleibst fokussiert und kannst mit deiner Energie besser haushalten. Zeitmanagement ist nicht unbedingt etwas, was man aus dem Ärmel schüttelt. Manchen gelingt es leichter, anderen hingegen vielleicht fällt es schwer. Im Folgenden wollen wir dir einige Strategien aufzeigen, die dir beim Zeitmanagement weiterhelfen können. Wie in vielen Dingen, macht auch hier Übung den Meister bzw. die Meisterin. Im Idealfall werden diese Strategien durch Übung nämlich zu deiner Routine und ein wichtiger, innerer Kompass, der sich dann aktiviert, wenn Chaos und Arbeitsaufträge Oberhand zu nehmen drohen. 

• Plane deinen Tag bewusst 

Erstelle dir am besten am Vorabend oder gleich morgens eine To-do-Liste mit den wichtigsten Aufgaben. Frage, was wichtig ist, aber warten kann und was dringend ist und deshalb ganz oben auf die Liste gehört. So startest du strukturiert in den Tag und hast klare Ziele vor Augen. 

So gehst du sicher, nicht in Zeitfallen zu Tappen oder Dringendes erst am Ende des Tages oder kurz vor Feierabend erledigen zu müssen. Natürlich gibt es immer wieder mal Unvorhergesehenes, das den Plan auf den Kopf zu stellen droht. Bleibe aber auch in solchen Momenten dieser Strategie treu und passe die To-do-Liste gegebenenfalls an. 

•  Gruppiere ähnliche Aufgaben 

Erledige ähnliche Tätigkeiten gebündelt, zum Beispiel E-Mails, Telefonate oder administrative Aufgaben. So vermeidest du ständiges Umschalten bzw. das Herumspringen zwischen den Tätigkeiten und bleibst konzentrierter. 

•  Vermeide Multitasking 

Konzentriere dich immer auf eine Aufgabe. Multitasking kostet dich mehr Zeit und Energie, als du denkst. Eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, steigert deine Produktivität deutlich. Lege nach Möglichkeit bei bestimmten Aufgaben dein Smartphone zur Seite bzw. stelle es auf „Flugzeugmodus“ oder wenigstens auf stumm. Das Smartphone ist nämlich ein großer Konzentrations- und Zeitfresser, weil ständig irgendwelche Nachrichten eintrudeln, und einmal die eine App piept und mal ein „Like“ eintrudelt. 

• Setze dir Zeitlimits 

Arbeite mit festen Zeitblöcken, z.B. 25 Minuten konzentriert arbeiten, dann 5 Minuten Pause. Die Methode nenn man auch „Pomodoro-Technik“, ein Zeitmanagementsystem, das von Francesco Cirillo entwickelt wurde, um den Geist frisch und motiviert zu halten. Dabei wird eine Aufgabe in verschiedene kleinere Aufgabenpakete („Pomodori“) unterteilt und im 25-Minutentakt mit kleinen Pausen abgearbeitet. 

• Nutze deinen Biorhythmus 

Finde heraus, zu welchen Tageszeiten du am produktivsten bist, und plane deine wichtigsten oder schwierigsten Aufgaben genau in diesen Phasen. Es gibt Menschen, die früh morgens am meisten Energie und Lust zum Arbeiten haben, sich aber gegen Abend hin vielleicht nicht mehr so gut konzentrieren können oder umgekehrt.  

Drei Punkte, woran man seinen Biorhythmus erkennen kann, sind: 

1. Wann fühlst du dich im Tagesverlauf besonders wohl oder müde? 
2. Wann geht dir die Arbeit leicht von der Hand bzw. in welchen Momenten erlebst du einen Flow, bei dem du während der Tätigkeit/Arbeit alle anderen Ablenkungen um dich herum vergisst und konzentriert arbeitest? 
3. Wann knurrt dein Magen, wirst du schläfrig, gereizt oder lustlos? Das sind Momente, in denen du vielleicht eine Pause brauchst.  

• Eliminiere Zeitfresser: Schalte unnötige Benachrichtigungen aus, begrenze unproduktive Gespräche zeitlich und inhaltlich, lege feste Zeiten für das Checken von Mails und Nachrichten fest und plane Meetings inhaltlich vorab, sodass du und deine Gesprächspartner/innen nicht vom Thema bzw. von der eigentlichen Aufgabe abkommen. Tagesordnungspunkte sind dabei schon mal ein erster Schritt in die effizienteste Richtung.  
• Pausen einplanen: Kurze Pausen helfen dir, konzentriert zu bleiben und Überlastung zu vermeiden  
• Arbeitsplatz organisieren: Ein aufgeräumter Schreibtisch fördert deine Konzentration. Wer im physischen Raum Platz und Übersicht hat, behält einen klaren Kopf und tut sich leichter, strukturiert zu arbeiten 
• Automatisiere Routineaufgaben: Nutze Tools und Apps, die dir lästige Aufgaben abnehmen, z.B. für Terminplanung oder Notizen. 
• Falls es in deinem Einflussbereich liegt: Wäge genau ab, ob und wann im Team arbeitsbezogene Informationen über mehrere Kanäle verteilt, ausgetauscht werden sollen. Denn manchmal können Informationen zwischen E-Mail, Chat, WhatsApp, DM und Telefon tatsächlich verloren gehen. 

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die du mit den richtigen Methoden und etwas Übung schnell verbessern kannst. Probiere verschiedene Strategien aus, um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert. So kannst du deinen Joballtag stressfreier und erfolgreicher gestalten – und hast am Ende des Tages mehr Zeit für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind. 

Dein derzeitiger Job macht dir dein Zeitmanagement ganz schön schwer und von der Work-Life-Balance bist du gefühlt noch weit entfernt? Dann ist es vielleicht Zeit für einen Jobwechsel. Wir helfen dir dabei. Kontaktiere uns noch heute und vereinbare einen Termin bei unserer kostenlosen Talentberatung. 

Wir wünschen dir viel Erfolg!