Wenn Mitarbeiter/innen das Unternehmen freiwillig verlassen, ihr Vertrag nicht verlängert/erneuert wird oder entlassen werden, sind es nicht nur administrative Aspekte, um die sich ein Unternehmen kümmern muss, sondern auch zwischenmenschliche. Durch professionelles Offboarding, auch „Exit-Management“ genannt, soll die Trennung von scheidenden Mitarbeiter/innen auf effiziente und strukturierte Weise geregelt und gestaltet werden. In diesem Ratgeber, erfahren Sie, wie Sie als Unternehmen für eine reibungslose und konstruktive Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgen können. Außerdem haben wir eine Checkliste für Sie vorbereitet, die die wichtigsten Offboarding-Tipps noch einmal zusammenfasst.

Das Offboarding kann in seiner Wirkungsrichtung per Definition als Gegenteil des Onboardings gesehen werden. Im Gegensatz zum Onboarding, ist das Offboarding nämlich nicht darauf bedacht, Mitarbeiter/innen ins Unternehmen und in ihr Aufgabenfeld einzuführen, sondern, sie genauso professionell „hinauszubegleiten“, wie sie aufgenommen wurden.

Dabei geht es hier zum einen um das „Wohl“ der Mitarbeiter/innen, die das Unternehmen verlassen, zum anderen aber auch um jenes des Unternehmens sowie des zurückbleibenden Teams. Man bedenke außerdem, dass dieser Exit-Moment auch für beide „Parteien“ ein Emotions-beladener Moment sein kann und daher gut reflektiert und organisiert werden sollte.

• ✅Arbeitsrechtliche Aspekte: Wie bereits erwähnt, gibt es administrative und arbeitsrechtliche Abläufe, die Arbeitgeber/innen bei freiwilligen Kündigungen oder Entlassungen befolgen und organisieren müssen. Informationen dazu finden Sie in unserer Checkliste im Anhang. Ein gut strukturiertes Offboarding orientiert sich an einem Offboarding-Plan und damit garantiert dadurch, dass wichtige organisatorische Schritte in dieser „Exit-Phase“ nicht vergessen werden. Fehler wie Gehaltsfortzahlungen, fehlende Unterlagen oder vergessene, nunmehr unerlaubte Datenzugriffe können nämlich kostspielige und aufwändige rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen
• ✅ Employer Branding stärken: Schafft es ein Unternehmen, das Ende eines Dienstverhältnisses durch Offboarding so zu begleiten, dass sich sowohl die ausscheidenden Mitarbeiter/innen als auch die bleibenden Teammitglieder wertgeschätzt und ernst genommen fühlen, wird das Unternehmens-Image unbeschadet bleiben. Wird ein Arbeitsverhältnis aber im Schlechten beendet, kann sich das unter Umständen negativ aufs Employer Branding auswirken – nach innen und auch nach außen
• ✅ Positives Arbeitsklima: Respektvolles Offboarding trägt zu einem guten Arbeitsklima bei. Leiden Mitarbeiter/innen-Beziehungen, leidet das Team und somit auch die Kontinuität und Qualität von Arbeitsabläufen
• ✅ Übergabe: Verlässt ein/e Mitarbeiter/in das Unternehmen, verliert dieses nicht nur eine qualifizierte Arbeitskraft, sondern in vielen Fällen auch eine wichtige „Wissensquelle“, die über laufende oder abgeschlossene Projekte, Arbeitsvorgänge und Tätigkeiten Bescheid weiß. Damit dieses wertvolle Knowhow für das Unternehmen und Nachfolger/innen erhalten bleibt, ist ein geregelter Offboarding-Prozess unerlässlich. So können Lücken durch interne Umstrukturierung viel leichter geschlossen und Informationen an neue Mitarbeitende geordnet und vollständig weitergegeben werden
• ✅ Kundenzufriedenheit: Eine professionell gehandhabte und im Offboarding verankerte Übergabe wirkt sich zudem auch auf die Zufriedenheit der Kundschaft und auf die Zusammenarbeit mit wichtigen Geschäftspartnern und -partnerinnen aus: wichtige Arbeitsprozesse und Projekte können durch professionelles Offboarding fließend weiterlaufen

• ✅Transparenz und Rechtmäßigkeit: Ein professionell gehandhabter Personalaustritt garantiert ausscheidenden Mitarbeiter/innen, dass dieser Moment ordnungsgemäß und transparent abläuft
• ✅Verabschiedung: Mitarbeiter/innen können die Arbeitsbeziehung bis auf wenige Ausnahmefälle, die durch eine Entlassung aufgrund von Fehlverhalten bedingt ist, „im Guten“ beenden, sich vom Team verabschieden und ev. letzte Projekte abschließen
• ✅Zukünftige Kontakte: Es ist gut möglich, dass die Mitarbeiter/innen vielleicht irgendwann ins Unternehmen zurückkehren oder in einer anderen Form wieder mit dem Unternehmen in Kontakt kommen. Wurden durch ein professionelles Offboarding bereits Grundsteine für eine gute Beziehung gesetzt, können auch zukünftige Berührungsmomente mit dem Unternehmen positiv erlebt werden

Je nachdem, ob es sich um eine freiwillige Kündigung oder um eine Entlassung handelt, liegt der sinnbildliche Ball anfänglich entweder im Spielfeld des/der Mitarbeitenden oder in jenem der Arbeitgeber/innen.

• Bei einer freiwilligen Kündigung ist es der/die Mitarbeiter/in, die/der die Vorgesetzten zunächst über das eigene Kündigungsvorhaben informiert. Und zwar sowohl mündlich in einem persönlichen Gespräch als auch schriftlich. Arbeitnehmer/innen sind in Italien dazu verpflichtet, freiwillige Kündigungen telematisch vorzunehmen. Detaillierte Informationen diesbezüglich finden Sie im Ratgeber „Die richtige Kündigung“
• Bei einer Entlassung seitens des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, macht das Unternehmen mit einem persönlichen Mitarbeiter/innen Gespräch den ersten Schritt

• ✅ Mitarbeiter/innen-Gespräch: Das Unternehmen informiert den/die Mitarbeiter/in über die bevorstehende Entlassung oder wird über das Kündigungsvorhaben des/r Mitarbeitenden in Kenntnis gesetzt. Dieses Gespräch verlangt kommunikatives Feingefühl und einen respektvollen Ton, denn es handelt sich um einen emotionalen Moment für alle Beteiligten. Auch mehrere Gespräche können an dieser Stelle notwendig sein, v.a. wenn es um noch offene organisatorische Aspekte geht. Mitarbeiter/innen, die das Unternehmen freiwillig verlassen möchten, können in diesem Gespräch auch noch überzeugt werden, zu bleiben – etwa durch Gehaltsanpassungen, interessante Benefits oder durch attraktivere Arbeitszeiten
• ✅ Personalabteilung wird informiert: Jetzt wird die Personalabteilung informiert. Sie muss nun alle administrativen und arbeitsrechtlichen Fragen abklären: Resturlaub, Kündigungsfrist, finanzielle Ansprüche, letzter Arbeitstag, erforderliche Unterlagen
• ✅ Kündigung kommunizieren und Austritt planen: Wer muss über den anstehenden Personalaustritt informiert werden intern und ev. Extern (Team, Kundschaft, Geschäftspartner/innen)? Wer übernimmt welche Aufgaben nach Austritt des/r Mitarbeitenden bzw. gibt es bereits Nachfolger/innen die eingearbeitet werden müssen oder wird nach neuen Kandidaten und Kandidatinnen gesucht? Planung und Sicherung der Informationsübergabe und Dokumentation einzelner Arbeitsabläufe für Nachfolger/innen
• ✅ Feedbackgespräche einplanen: Sie dienen dazu, den Offboardingprozess mit dem/r Mitarbeiter/in zu besprechen, konstruktives Feedback zu geben und um sich als Unternehmen Feedback seitens des/r scheidenden Mitarbeiter/in einzuholen. Auch dieser Moment sollte, so emotionsbeladen er auch sein mag, mit Sachlichkeit und Respekt gehandhabt werden

• ✅ Vorbereitung eines Arbeitszeugnisses: Dieses wird Mitarbeitenden am Ende des Arbeitsverhältnisses überreicht, sollte ehrlich aber immer sachlich und kompetenzorientiert formuliert sein, was im Interesse beider Beteiligten liegt: Mitarbeitende finden so leichter einen neuen Job und auch die Arbeitgeber/innen-Bewertung seitens der Mitarbeiter/innen wird dadurch positiv beeinflusst
• ✅ Neubesetzung der Stelle: Falls die Nachfolge noch nicht feststeht, müssen alle Schritte für eine Personalsuche in die Wege geleitet werden
• ✅ Rückgabe von Firmeneigentum und Datensicherheit: Unternehmen sollten sicherstellen, dass Firmeneigentum (Dienstfahrzeug, Diensthandy, Werkzeug, technische Ausrüstung, Schlüssel etc.) von den Mitarbeitenden zurückgegeben wird. Außerdem sollten Konten und Zugangsdaten unbedingt deaktiviert werden. Ausführliche Informationen dazu sind in unserer Checkliste am Ende dieses Ratgebers angeführt
• ✅ Exit-Gespräch: Nun ist das Austrittsgespräch an der Reihe, das die berufliche Beziehung in einem guten Ton beendet. Wurde das Arbeitsverhältnis positiv abgeschlossen, kann das Unternehmen hier nochmal wertvolle Informationen für die Nachfolge einholen. Das Unternehmen kann an dieser Stelle den/die Mitarbeiter/in dazu einladen, potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen aus dem Bekanntenkreis auf die offene Stelle aufmerksam zu machen
• ✅ Abschiedsfeier: Auch eine kleine Abschiedsfeier mit den engsten Teamkolleg/innen kann je nach Situation angebracht sein, um sich bei dem/r Mitarbeiter/in zu bedanken und zu verabschieden

Gerade weil die Kündigung oder Entlassung von Mitarbeitenden ein schwieriges und emotional belastendes Thema sein kann, sollten Unternehmen hier gut organisiert und bedacht vorgehen. Offboarding ermöglicht es Unternehmen, Personalverlust so zu managen, dass das Arbeitsklima nach innen unterstützend und wertschätzend bleibt und das Unternehmen auch nach außen hin als vertrauenswürdig und professionell wahrgenommen wird. Außerdem fördert gezieltes Exit-Management die Kontinuität von Arbeitsprozessen und Projekten. Und wenn Sie sich jetzt fragen, wie Sie entstandene Personallücken in Ihrem Unternehmen so schnell wie möglich schließen können, beraten wir Sie gerne. Gemeinsam finden wir passende Talente für Ihre offenen Stellen. Kontaktieren Sie uns einfach.

Und hier geht’s zur Offboarding-Checkliste.

Viel Erfolg!