Die besten Tipps für erfolgreiches Onboarding

 

Der/die perfekte Mitarbeiter/in für die ausgeschriebene Stelle ist endlich gefunden? Dann sollte die oberste Priorität nun darin bestehen, die neuen Mitarbeiter/innen so ins Unternehmen aufzunehmen, dass sie sich von vorneherein wohl fühlen, konzentriert und motiviert in die neuen Arbeitsabläufe einsteigen können und nicht schon nach wenigen Wochen kündigen. Moderne Unternehmen haben längst verstanden, wie wichtig ein Onboarding in diesem Prozess ist. Und wer jetzt glaubt, „Mitarbeiter/innen-Einarbeitung machen wir eh schon“, der/die sollte unbedingt weiterlesen, denn Onboarding beinhaltet viel mehr als nur das Einarbeiten in neue Arbeitsabläufe! In diesem Ratgeber – inklusive Checkliste zum Downloaden – erklären wir:

• Was professionelles Onboarding ist
• Wie das Unternehmen und die neuen Mitarbeiter/innen vom Onboarding profitieren
• Wie optimales Onboarding gelingt
• Welche Tipps hilfreich sein können beim Onboarding im Homeoffice und beim Onboarding von Mitarbeiter/innen mit Beeinträchtigung oder Neurodiversität

 

Onboarding ist ein mehrstufiger Prozess, der es einem Unternehmen ermöglicht, neue Mitarbeiter/innen vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zur Einarbeitung und Integration am neuen Arbeitsplatz strukturiert und zielorientiert zu begleiten. Und zwar so, dass: Neuankömmlinge sich von Anfang an im Unternehmen wohlfühlen, sich ins Team integrieren, reibungslos in neue Arbeitsfelder eingearbeitet werden können und dabei motiviert und effizient ihre Stärken einsetzen und entfalten können.

Das Onboarding umfasst drei Phasen, in denen es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen gilt:

• PREBOARDING: Organisatorisches und einige gesetzlich vorgeschriebene Aspekte
• ORIENTIERUNG: Kennenlernen, erste Kontakte, Einarbeitung, allmählich Fuß fassen
• INTEGRATION: Teil sein, sich im Team wohlfühlen und ankommen

Wie lange ein solches Onboarding dauert, hängt zum einen von der Komplexität der Stelle ab und zum anderen von der Qualität des Onboardings selbst. Im Durchschnitt dauern erfolgreiche Onboardings bis zu 6 Monate. Auch kleine Unternehmen sollten sich um ein richtiges Onboarding neuer Mitarbeiter/innen kümmern.
Wer vom Onboarding tatsächlich einen Nutzen hat und worum es in den drei Phasen des Onboarding-Prozesses konkret geht, verraten wir in den nächsten Kapiteln.
 

Auf diese Frage gibt es eine klare Antwort: Sowohl die Neuankömmlinge als auch die Arbeitgeber/innen. Ein gut durchdachtes Onboarding-Konzept ermöglicht es dem Unternehmen, neue Mitarbeiter/innen so aufzunehmen, dass diese einen angenehmen Start in ihrem neuen Umfeld haben. Nur, wenn eine Person in und mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden ist, wird sie auch im Unternehmen bleiben. Und das ist natürlich im Interesse des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, schließlich kostet die Suche nach qualifizierten Mitarbeiter/innen Zeit und Geld. Ein gutes Onboarding wirkt sich positiv auf das Engagement, die Eigeninitiative und Produktivität der Mitarbeiter/innen aus. Dies wiederum ist sowohl bedeutsam für das Unternehmen als auch für die erlebte Work-Life-Balance der Arbeitnehmer/innen.

 

Ein gelungenes Onboarding setzt voraus, dass alle Arbeitsbereiche, mit denen neue Mitarbeiter/innen in Kontakt kommen, informiert, involviert und dass, alle Aspekte der Arbeit berücksichtig werden. Dabei ein Konzept zur Hand zu haben, welches das Mitarbeiter/innen-Onboarding definiert, strukturiert und koordiniert ist wichtig:

• Damit neue Mitarbeiter/innen optimal eingearbeitet und auch aus sozialer Sicht integriert werden können, unabhängig davon, ob Führungskräfte oder Teammitglieder mehr oder weniger erfahren in der Einführung von neuem Personal sind
• Damit die Einarbeitung geregelt ablaufen kann, ohne, dass wichtige Informationen oder Aspekte dabei vergessen werden (beispielsweise anhand von Checklisten)
• Damit Aspekte, die einer Vorbereitung bedürfen, rechtzeitig vor Arbeitsantritt organisiert werden können (z.B.: zu unterzeichnende arbeitsrechtliche Dokumentation, Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Visitenkarten, verantwortliche Bezugspersonen usw.).
• Damit eine wertschätzende Unternehmenskultur vermittelt und entgegengebracht werden kann. Diese ermöglicht eine positive, vertrauensvolle Zusammenarbeit im Unternehmen und fördert die Identifikation der Mitarbeiter/innen mit dem Unternehmen.

 

Im Folgenden wollen wir die einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses beleuchten und auch konkrete Tipps für die Umsetzung in der Praxis geben. All diese Inhalte sind nicht nur für das eigentliche Onboarding relevant, sondern sollten auch bei der Erstellung eines Onboarding-Konzeptes berücksichtigt werden.
 

Wie schon angedeutet, besteht ein professionelles Onboarding aus 3 Phasen: Preboarding, Orientierung und Integration. Jede dieser Phasen verfolgt bestimmte Zielsetzungen und will daher genau geplant sein.

 

In dieser Phase geht es um organisatorische, arbeitsrechtliche und informative Aspekte, die vor dem ersten Arbeitstag vorbereitet werden müssen:

A. Gesetzlich vorgeschriebene Aspekte:

Vorbereitung aller gesetzlich vorgegebenen Unterlagen und Maßnahmen, die Arbeitsrecht, Arbeitssicherheit und Datenschutz betreffen. Dazu gehören beispielsweise:

• Formulare für den/die ArbeitsrechtsberaterIn
• Daten der Neuankömmlinge für Meldungen und Lohnausarbeitung und andere Dokumentation der Arbeitsvertrag
• Datenschutzerklärungen
• Anmeldungen zum Arbeitssicherheitskurs bzw. Dokumentation absolvierter Arbeitssicherheitskurse Unternehmensrichtlinien etc.

Es gibt verpflichtende Anforderungen, die ein Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter/innen erfüllen muss. Dazu gehört beispielsweise die Meldung an das Arbeitsamt. Diese muss vor Arbeitsantritt gemacht werden. Bei anderen, vorgeschriebenen Maßnahmen gibt es einen zeitlichen Spielraum – etwa für den Arbeitssicherheitskurs. Ein solcher Kurs muss von neuen Mitarbeiter/innen erst innerhalb von 60 Tagen ab Arbeitseintritt absolviert werden, sofern nicht bereits ein gültiger Pflichtkurs vorliegt. Eine detaillierte Checkliste mit allen erforderlichen Unterlagen, Maßnahmen und Schulungen ist am Ende dieses Leitfadens angeführt.

 

B. Organisatorische und informative Aspekte:

• Benennung eines Mentors, der Neuankömmlingen für fachliche Fragen zur Verfügung steht
• Je nach Unternehmensgröße, interner Organisation und Personalressourcen kann es sinnvoll sein, eine Bezugsperson zu benennen, welche die soziale Integration neuer Mitarbeiter/innen begleitet.
• Willkommensgruß, der am ersten Arbeitstag überreicht wird (z.B. eine persönliche Willkommenskarte oder ein eigenes Notizbuch mit Kugelschreiber als kleines Willkommensgeschenk)
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes (z.B. Computer mit allen notwendigen Programmen, E-Mail-Adresse, Zugriffsrechte auf relevante Dateien, Büroschlüssel, Zugangscodes etc.)
• Vorbereitung zusätzlicher Arbeitsausrüstung und Utensilien (Schutzkleidung, Diensthandy, Werkzeug)
• Planung des ersten Arbeitstages und der ersten Arbeitswoche mittels Onborading-Plan: Wer empfängt neue Mitarbeiter/innen am 1. Arbeitstag, wer stellt das Unternehmen vor, wer führt wann durch die Räumlichkeiten? Vorstellung der wichtigsten Ansprechpartner/innen, Klärung organisatorischer Fragen. Welche Mitarbeiter/innen sollten am ersten Arbeitstag unbedingt anwesend sein? Plan B für unvorhergesehene Personalausfälle. Wie wird die erste Arbeitswoche aussehen? Onboarding-Plan (ev. mit Zeitplänen) für die Einarbeitung, Meetings, Schulungen, soziale Interaktion im Team bei gemeinsamer Pause/Mittagessen, erste klar definierte Aufgabenstellungen. Feedback-Gespräch für den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche einplanen.
• Sehr wichtig ist es auch, alle Mitarbeiter/innen, die mit der Person zusammenarbeiten werden, darüber zu informieren, dass jemand neues dazukommt und welche Aufgaben diese Person übernehmen wird. Im Zuge dessen sollte auch nochmal der genaue Ablauf des Onboardings besprochen werden.
• Vorbereitung einer Arbeitsmappe (ev. auch in digitaler Form) mit aktuellen Kontakt- und Zuständigkeitsinformationen zu den wichtigsten Verwaltungsmitarbeiter/innen, Abteilungen, Techniker/innen, Helpdesk und engsten Mitarbeiter/innen etc.)
• Vorbereitung eines informativen und gleichzeitig sympathischen Schreibens oder einer kleinen Preboarding-Broschüre, die den Neuankömmlingen bereits VOR dem ersten Arbeitstag (spätestens 1 Woche vorher) zugesandt werden kann. Darin sollten die wichtigsten Informationen zum ersten Arbeitstag enthalten sein. Zum Beispiel: Anfahrt und Parkplatz, Arbeitszeiten, Treffpunkt mit Ort und Zeitangaben und Ansprechperson, wichtige Telefonnummern (falls es vorab noch Fragen geben sollte), Informationen zum Mittagessen, Dresscode, Ablauf des ersten Arbeitstages/der ersten Arbeitswoche, ev. mitzubringende Unterlagen etc.
• Kontaktaufnahme mit neuen Mitarbeiter/innen, bei der noch offene Fragen geklärt werden können. Zusenden des Informationsschreibens bzw. der Preboarding-Broschüre vor Arbeitsantritt. Nicht vergessen: Hier auch nochmal vermitteln, dass man sich als Unternehmen auf die Zusammenarbeit freut.

 

 

Ab dem ersten Arbeitstag geht es vordergründig darum, neuen Mitarbeiter/innen einen guten Arbeitseinstieg zu ermöglichen. Jetzt muss der Neuankömmling sich erstmal orientieren, das Unternehmen und die Unternehmenskultur kennenlernen, sich in die wichtigsten Arbeitsabläufe einarbeiten. Ein schrittweises Heranführen an den Arbeitsalltag und die wichtigsten Inhalte ist notwendig. Orientierung geht nicht von heute auf morgen, sondern über mehrere Stufen, die von dem/n Arbeitgeber/innen geplant und begleitet werden wollen. Anbei ein paar Tipps und Anregungen für die Orientierungsphase.

A. Tipps für den erste Arbeitstag:

• Freundlicher Empfang: Neue Mitarbeiter/innen sollte vom Vorgesetzten am vereinbarten Treffpunkt erwartet und zum vorbereiteten Arbeitsplatz begleitet werden. Jetzt kann das Willkommensgeschenk überreicht werden
• Vorstellungsrunde: Der/die Vorgesetzte stellt die jeweiligen Team-Killegen und Kolleginnen vor, idealerweise auch schon den/die Mentor/in und die Bezugsperson
• In einem ungestörten Einführungsgespräch nimmt sich der/die Vorgesetzte Zeit für die Neuankömmlinge, spricht über Organisatorisches, darüber, was für den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche geplant ist und worum es in Grundzügen gehen wird.
• Nun bietet sich ein Rundgang durchs Unternehmen an, begleitet von dem/r Mentor/in. Weitere Vorstellungsrunden stehen auf dem Programm
• Einführung: Der Mentor/die Mentorin übernimmt die Einführung in die inhaltlichen Aspekte der Arbeitsabläufe
• Beziehungsarbeit: Gemeinsames Mittagessen, organisiert und begleitet von der Bezugsperson, die sich um die soziale Integration im Team kümmert
• Erste Arbeitsaufträge: Es folgen konkrete, einfache Aufgabenstellungen an den/die neue/n Mitarbeiter/in. Diese sollten schon im Onboardings-Plan berücksichtig werden, damit man nicht erst nach Aufgaben für die neue Person suchen oder gar improvisieren muss. Informative Unterlagen über das Unternehmen oder Arbeitsprozesse werden bereitgestellt
• In einem Feedback-Gespräch am Ende des Arbeitstages sollten offene Frage besprochen werden, ein kurzes Feedback zum ersten Arbeitstag eingeholt und eine konstruktive Rückmeldung an den/die Mitarbeiter/in gegeben werden. Für die nächsten Tage anfallende Aufgaben/Termine können vereinbart werden

 

 

B. Tipps für die ersten Arbeitswochen:

• Selbständiges Arbeiten: Aufgabenstellungen, die neue Mitarbeiter/innen bereits am Anfang selbständig übernehmen können, sind sinnvoll, um das Selbstwirksamkeitsgefühl, die Motivation und aktive Partizipation des/der neuen Mitarbeiter/in zu stärken: „Ich bewirke etwas und bin Teil vom Unternehmen“. Hier ist es wichtig, einen Onboardings-Plan zur Hand zu haben, in denen bereits erste Arbeitsaufträge klar definiert sind
• Regelmäßige Feedback-Gespräche (anfänglich wöchentlich) helfen dabei, die Einarbeitung zu optimieren und zu verstehen, wo es noch gezielte Begleitung braucht, bzw. wo nun selbständiges Arbeiten möglich ist. Auch können hier von beiden Seiten Schwierigkeiten im konstruktiven Dialog angesprochen werden, ohne dass Problematiken wochenlang mitgeschleppt werden und sich dadurch womöglich verstärken. Dies ist auch der Moment, dem Neuankömmling Wertschätzung zu zeigen und ehrliches Lob auszusprechen
• Unternehmenskultur: In den ersten Wochen werden neue Mitarbeiter/innen mehr und mehr in die Unternehmenskultur eingeführt. Das geht weit über das bloße Informieren zu Dresscode und Leitbild-Broschüre hinaus: Was sind die Unternehmenswerte, die hier gelebt werden? Wie werden sie konkret gelebt, wie setzt sich jeder einzelne tagtäglich dafür ein? Was ist die Mission und mit welchen Projekten und Initiativen wird sie angesteuert. Wie wichtig ist hier Teamarbeit? Wo wird besonders viel zusammengearbeitet, wie werden Schwierigkeiten und Konflikte thematisiert? Wie agiert das Team bei (Personal-)Engpässen und Stolpersteinen? Wie ist die Kommunikation und welche Kommunikationsabläufe gelten im Unternehmen. Welche Erwartungen hat das Unternehmen an seine Mitarbeiter/innen
• Schulungen und Einarbeitung: In den ersten Wochen sollten der/die Mitarbeiter/in durch allgemeine Unternehmensschulungen (z.B. Pflicht-Schulungen zu Arbeitssicherheit und Datenschutz, Unternehmensrichtlinien) und spezifische Schulungen, die den jeweiligen Arbeitsbereich betreffen (z.B. Umgang mit bestimmten Softwareprogrammen, Maschinen und Hilfsmitteln) in den Arbeitsbereich eingeführt werden. Diese Schulungen bilden die Basis für den weiteren Einarbeitungsprozess der neuen Mitarbeiter/innen. Parallel dazu wird er/sie in neue Arbeitsabläufe eingearbeitet. Dabei kann ein Einarbeitungsplan hilfreich sein, der die wichtigsten Aufgaben und Informationen schrittweise und übersichtlich festhält, sodass es in der Einarbeitung von neuem Personal auch keine (Informations-)Lücken gibt.
• Kontakte zu Kundschaft und Ansprechpartner/innen: Die neuen Mitarbeiter/innen werden in den ersten Wochen auch der Kundschaft und Geschäftspartner/innen vorgestellt, mit denen sie in Zukunft arbeiten werden.
• Soziale Integration: In den ersten Wochen sollen unbedingt auch schon Maßnahmen zur sozialen Integration stattfinden (Einladung zur gemeinsamen Kaffee- oder Mittagspause mit anderen Kollegen und Kolleginnen, Smalltalk in ruhigen, angemessenen Momenten, Miteinbeziehen bei der Sammelaktion für Geburtstagsgeschenke, Feierabendplausch usw.). Eine Ausführung dazu folgt im nächsten Unterkapitel.
• Persönliche Entfaltung und berufliche Zukunftsplanung: Damit auch neue Mitarbeiter/innen, die Möglichkeit erhalten, ihre Stärken frei zu entfalten und sich beruflich weiterzuentwickeln, ist es wichtig, nach den ersten Wochen – oder gegebenenfalls nach der Probezeit – über Karriereziele, Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsprogramme zu sprechen. Welche Zusatz-Skills sind für die jeweilige Stelle interessant und welche Kurse kommen dafür in Frage? Gibt es eine unternehmensinterne Academy mit Fortbildungs-Angeboten für Mitarbeiter/innen? Welche berufsbegleitenden Weiterbildungsangebote gibt es und worin möchte sich der/die Mitarbeiterin spezialisieren?

 

 

Nur weil ein neuer Mitarbeiter/eine neue Mitarbeiterin schon selbständig arbeitet und gute Leistungen vollbringt, heißt das noch lange nicht, dass er/sie an ihrem neuen Arbeitsplatz auch wirklich angekommen ist! Ankommen setzt voraus, dass sich ein Mensch wohl fühlt – in seinem Tun, in seinem Umfeld aber auch in seinen Beziehungen. Deshalb spielt die soziale Integration am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle. Wer sich als wertgeschätzter Teil des Teams erlebt, kann seine/ihre Fähigkeiten voll entfalten, bleibt mit Motivation am Ball und setzt sich zum Wohle des Unternehmens mit Engagement und Expertise ein. Außerdem trägt eine gelungene soziale Integration zur Work-Life-Balance bei. Gut integrierte Mitarbeiter/innen bleiben dem Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit treu.

Tipps für eine gelungene soziale Integration:

• Bezugspersonen können die neuen Mitarbeiter/innen als Insider/innen beim Knüpfen von Kontakten unterstützen
• Gemeinsame Kaffee-und Mittagspausen oder Feierabend-Plausch eignen sich wunderbar für lockeren Small Talk und Kennenlernen
• Das Hinzufügen zu WhatsApp- und Facebook-Gruppen vermittelt dem Neuankömmling: „Du gehörst jetzt auch zu uns, du bist Teil des Teams“
• Eine gute, konstruktive Kommunikationskultur wird schon in den ersten Arbeitstagen wahrgenommen. Lästernde Treppenhausgespräche und hitzige Diskussionen zwischen Tür und Angel wirken abschreckend und hinterlassen keinen guten Eindruck bei neuen Mitarbeiter/innen. Das Unternehmen sollte also prinzipiell darauf achten, dass schwierige Thematiken und Konflikte im Team stets in einem geschützten, professionellen Rahmen angesprochen und lösungsorientiert angegangen werden
• Projekt- und Arbeitsgruppen: Werden neue Mitarbeiter/innen in Arbeitsgruppen eingebunden, stärkt dies nicht nur die Arbeitsleistung und berufliche Weiterentwicklung sondern auch das Miteinander im Unternehmen.
• Team-Events wie Ausflüge, Weihnachtsfeiern, Sportangebote und gemeinsame Workshops und Fortbildungen ermöglichen es, sich gegenseitig auch von einer anderen Seite kennenzulernen. Gemeinsamkeiten (Ziele, Interessen, Erlebnisse) werden entdeckt, Menschen können aufeinander zugehen und – fern von der beruflichen Hektik – aufeinander eingehen. Deshalb sind diese Veranstaltungen auch für die Integration neuer Mitarbeiter/innen von Bedeutung
• Feedbacks und Gespräche: Sich als Führungskraft auch immer wieder nach der Befindlichkeit der neuen Mitarbeiter/innen zu erkundigen, ist wichtig. Und zwar nicht erst, wenn sich Schwierigkeiten bemerkbar machen. Das zeugt von Interesse und Wertschätzung. Die Frage nach dem Stand der Dinge und nach den Bedürfnissen der Neuankömmlinge ermöglicht es außerdem, den Einarbeitungsplan gegebenenfalls zu adaptieren. Umgekehrt sind auch Feedbacks zum Unternehmen seitens der neuen Mitarbeiter/innen wertvoll, besonders weil diese das Unternehmen noch mit einiger Distanz wahrnehmen. Beide können von diesem Austausch profitieren und die Zusammenarbeit und Kommunikation stärken. Vorgesetzte sollten außerdem Erreichbarkeit signalisieren, ganz egal an welcher Stelle der Arbeitshierarchie der/die neue Mitarbeiter/in steht
• Eigenständiges Arbeiten: Neue Mitarbeiter/innen sollten so bald wie möglich selbständig arbeiten dürfen, das schafft Vertrauen in sich selbst und signalisiert: „Das Team und meine Vorgesetzten vertrauen mir“. So werden sie nicht nur zum wertvollen Teil des Unternehmens, sondern fühlen sich auch so

 

Weit entfernt lebende Mitarbeiter/innen, Digitale Nomaden/Nomadinnen oder Menschen, die aus anderen Gründen nicht physisch im Unternehmen anwesend sein können, machen das Homeoffice-Onboarding neuer Mitarbeiter/innen auch nach der Pandemie noch zu einem aktuellen Thema.

Doch wie kann neues Personal aufgenommen, eingearbeitet und integriert werden, wenn es nicht vor Ort im Unternehmen anwesend ist?
 

Alles, was wir hier bisher zum Thema Onboarding erörtert haben, gilt in Grundzügen auch für das „An-Bord-Holen“ von Mitarbeiter/innen im Homeoffice. Zudem sind folgende Punkte zu beachten:

 

• Auch hier gilt es die oben angeführten, gesetzlichen Auflagen für die Aufnahme neuer Mitarbeiter/innen zu erfüllen
• Auch wenn ein persönliches Überreichen eines Willkommensgrußes nicht möglich ist, ein persönliches, sympathisches Willkommensschreiben in der Preboarding-Phase und ein möglicherweise per Post zugesandtes Willkommensgeschenk sind kleine Eisbrecher, die Freude bereiten können
• Die Technische Vorbereitung fürs Homeoffice ist sehr wichtig, daher sollten die technischen Voraussetzungen schon frühzeitig vor dem ersten Arbeitstag geklärt und nach Möglichkeit erprobt werden
• Eine gemeinsame Vorstellungsrunde per Videocall einplanen, bei der sich die engsten Mitarbeiter/innen bei der neuen Person vorstellen. Auch digitale Kaffeepausen, ein Willkommensvideo, Begrüßungsmails von den engsten Team-Mitgliedern sind eine Möglichkeit, sich Neuankömmlingen vorzustellen
• Orientierung ist alles – auch im Homeoffice: Die Ernennung von Bezugspersonen, Ansprechpartner/innen, Mentor/innen und das Erstellen von Organigrammen (mit Abteilungen, Personen und Aufgabenbereiche) und Zeitpläne (mit Aufgabenstellungen, Schulungen, Meetings, Feedbackmöglichkeit etc.) sind ein MUSS
• Schulungsmaterial, Anleitungsvideos und Briefings vorbereiten, einplanen und erklären. Ausreichend Zeit für das Einsehen von Lehrmaterial und Schulungen geben, Fragen ermöglichen und aktiv einholen
• Klare Angaben zum Kommunikationsfluss: Wer ist für was zuständig und erreichbar, mit wem wird hier zusammengearbeitet, was wird an wen weitergeleitet und an wen kann man sich mit den jeweiligen Belangen und Fragen wenden
• Teamarbeit von Anfang an fördern durch Arbeitsgruppen, erste (einfache) Projekte und gemeinsame Tasks. Das fördert den Austausch, bietet eine gute Lernmöglichkeit, um neue Aufgaben kennenzulernen und Kontakte zu den Teammitgliedern zu knüpfen
• Klare inhaltliche und zeitliche Angaben zur Aufgabenstellung helfen neuen Mitarbeiter/innen, sich schrittweise in einen Bereich einzuarbeiten. Besonders am Anfang sollen es überschaubare Aufträge sein. Hierzu sollen Mitarbeiter/innen im Anschluss Feedback erhalten aber auch geben können
• Feedback-Gespräche per Videokonferenz einplanen, in denen Schwierigkeiten (auf beiden Seiten) konstruktiv angesprochen werden, Missverständnisse geklärt und Lob ehrlich und motivierend angebracht werden können
• Virtuelle Team-Building Events unterstützen die Integration ins Team, zum Beispiel durch gemeinsame Workshops (Kochen, Yoga), Virtuelle Team Games (Online-Escape-Spiele) oder andere Kreative Angebote, bei denen das Team gemeinsam Spaß hat

 

Weitere Informationen zum Thema Remote-Onboarding gibt es auch hier zum Nachlesen.
 

Inklusion ist ein immer wichtigeres Thema in der heutigen Gesellschaft und bezieht sich auch auf die Arbeitswelt. Immer mehr Unternehmen öffnen ihre Türen für Mitarbeiter/innen mit einer körperlichen oder kognitiven Beeinträchtigung und Menschen mit Neurodiversität. Ein professionelles Onboarding-Konzept sollte sich daher auch damit auseinandersetzen, wie neue Mitarbeiter/innen mit Beeinträchtigung oder Neurodiversität als aktive und wertvolle Teammitglieder mit an Bord geholt werden können. Diese zusätzlichen Tipps können dabei helfen:

 

4.1 Tipps fürs ein inklusives Onboarding

• Inklusion beginnt sogar schon vor dem Preboarding: Bereits die jeweiligen Stellenausschreibungen und Bewerbungsgespräche sollten „barrierefrei“ sein. Mit Barrierefreiheit sind hier keinesfalls nur architektonische Hürden gemeint. So sollten Stellenausschreibungen beispielsweise auch in leichter Sprache formuliert werden, damit auch Menschen mit einer kognitiven Beeinträchtigung auf die jeweilige Stellenanzeige reagieren können. Dasselbe gilt für Bewerbungsgespräche: Diese sollten nicht nur physisch zugänglich sein, sondern auch ev. alternative Kommunikationsformen (z.B. Gebärdensprache) und Kommunikation mittels elektronischer Hilfsmittel berücksichtigen. Führt ein Unternehmen KI-gestützte Bewerbungsanalysen durch, sollte man überprüfen, ob diese Technologie wohl nicht Menschen mit Beeinträchtigung oder Neurodiversität benachteiligt und diskriminiert
• Im Preboarding wichtig: Frühzeitige Gespräche mit dem/r neuen Mitarbeiter/in darüber, was er/sie am Arbeitsplatz braucht: Parkplatz, Treppenlift, höhenverstellbarer Schreibtisch, besondere technische Ausstattung oder Computerprogramme, visuelle Hilfen, Piktogramm-unterstützte Arbeitspläne, Computer-Tastatur mit Braille-Schrift, kommunikative Hilfsmittel etc. Wertvoll für das Onboarding sind auch Informationen darüber, ob die Person regelmäßige Pausen braucht. Ob es zu Notfall-Situationen kommen kann, bei denen sich die Person körperlich oder emotional unwohl fühlt und eine bestimmte Art von Hilfestellung oder Intervention seitens des Teams erwünscht bzw. notwendig ist
• Mentor/innen und unternehmensinterne Bezugspersonen sollten schon vor dem ersten Arbeitstag des/r neuen Mitarbeiter/in informiert und darin geschult werden, welche Art von Hilfestellung oder Begleitung erwünscht oder erforderlich ist
• Auch das Team sollte informiert und sensibilisiert werden, um möglichst unvoreingenommen und offen auf die neue Person zugehen zu können
• Inklusion am Arbeitsplatz bedeutet hier nicht nur, dass alle Voraussetzungen geboten werden, damit die Person ihre Arbeit gut erledigen kann, sondern vor allem auch: aktiver, wertgeschätzter Teil des Teams sein. Gemeinsames Arbeiten in Arbeitsgruppen, Kaffee- und Mittagspausen, Feedback-Gespräche, Betriebsausflüge, Voneinander- und Miteinander-Lernen sind eine gute Gelegenheit, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen und über das „Anders-Sein“ hinaus zusammenzuwachsen. Achtung: Jeder Mensch ist anders und daher gilt es auch zu berücksichtigen, dass es Personen gibt, die sich vielleicht nur in der Kleingruppe wohlfühlen und beispielsweise mehr Zeit oder ein ruhigeres Umfeld für die Mittagspause brauchen, um Kontakte knüpfen zu können

Hier ein paar weiterführende Links zum Thema:

• Arbeit und Inklusion
• Jobcoaching und Beratung von Menschen mit Beeinträchtigung am Arbeitsplatz
• Informationen und Beratung des Arbeitsvermittlungszentrums 
• Beratung bezüglich Arbeitseingliederung, architektonische und digitale Barrierefreiheit, technologische Hilfsmittel, Softwarelösungen

 

Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeiter/innen. Zeitliche und finanzielle Ressourcen sollten daher nicht nur dafür verwendet werden, um qualifiziertes Personal und motivierte Talente zu finden, sondern besonders auch dafür, die neuen Mitarbeiter/innen schrittweise, kompetenzorientiert und Menschen-zentriert an Bord zu holen. Ein gut durchdachtes Onboarding -Konzept ist hier unumgänglich: Zum einen plant und strukturiert es rechtliche, organisatorische und arbeitstechnische Aspekte der Einarbeitung und kümmert sich gezielt um die soziale Integration neuer Mitarbeiter/innen. Zum anderen ist es eine wichtige Maßnahme, um finanzielle Verluste und Arbeitskräftemangel zu prävenieren. Schließlich kann die Einstellung neuer Mitarbeiter/innen einem Unternehmen jeweils 30% eines Jahresgehaltes kosten. Schlechtes bzw. fehlendes Onboarding führt häufig dazu, dass teuer angestellte Mitarbeiter/innen schnell wieder weg sind. Ein professionelles und Menschen-nahes Onboarding ist daher für jedes Unternehmen eine effiziente Investition. Unsere Checkliste kann Ihnen dabei als Anhaltspunkt für die Planung Ihres individuellen Onboarding-Prozesses dienen. Für allgemeine Fragen zu Vorlagen und Checklisten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Viel Erfolg!