Die 9-Schritte-Anleitung für richtig gute Mitarbeitergespräche, um die Motivation und Leistung Ihres Teams zu optimieren.
Die Mitarbeitergespräche stehen an und die ersten Gedanken, die Ihnen als Führungskraft durch den Kopf gehen, sind die zeitintensiven und unangenehmen Diskussionen über Zielvereinbarungen, Performance-Beurteilungen und Gehaltsverhandlungen.
Darauf haben Sie keine Lust und eigentlich auch keine Zeit, daher neigen Sie dazu, die Gespräche aufzuschieben?
Keine Sorge Ihren Mitarbeiter/innen geht es ähnlich.
Die üblicherweise jährlich oder halbjährlich stattfindenden Mitarbeitergespräche werden von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite häufig als etwas Negatives wahrgenommen.
Dabei muss das gar nicht sein. Ganz im Gegenteil.
Durch gute Mitarbeitergespräche können Sie:
- Eine transparente und vertrauensvolle Ebene zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter/innen schaffen. Das kommt im operativen Arbeitsalltag nämlich oft zu kurz, ist aber unheimlich wichtig für die Zusammenarbeit im Team und das betriebliche Arbeitsklima
- Ihre Mitarbeiter/innen fördern, sodass sie die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln. Das steigert die Motivation, das Engagement und die Leistung. Kennen Sie die versteckten Talente Ihrer Mitarbeiter/innen?
- Sich selbst und Ihren Führungsstil reflektieren und optimieren, wenn Sie Feedback offen entgegennehmen
Hier bekommen Sie die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie sofort umsetzen können, um zukünftig richtig gute Mitarbeitergespräche zu führen, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter/innen einen klaren Mehrwert bringen.
Die 9 Schritte für ein richtig gutes Mitarbeitergespräch
- Die Ankündigung des Gesprächs darf keine Fragen offenlassen.
Eine kryptische Termineinladung, die bei Ihren Mitarbeiter/innen eine Reihe von offenen Fragen aufwirft, kann ganz schön nach hinten losgehen. Es könnte ja auch um ein Outplacement gehen.
Bitte vermeiden Sie unnötigen Stress und kommunizieren Sie bereits in der Einladung zum Gespräch ganz klar, worum es geht.
- Geht es um das jährliche Mitarbeitergespräch mit Feedback, Leistungsbeurteilung und neuer Zielvereinbarung, wo auch Themen wie Gehalt und Benefits besprochen werden?
- Gibt es ein neues Projekt, das geleitet oder an dem mitgearbeitet werden darf?
- Geht es um neue Anforderungen, eine veränderte Rolle oder die Weiterentwicklung des Mitarbeiters?
- Die Suche nach einem geeigneten Termin und die Vorbereitung sind für den Erfolg des Gesprächs entscheidend.
Bei der Terminfindung sollten Sie darauf achten, das Gespräch nicht zwischen zwei Termine zu legen, sodass Sie gestresst von Meeting zu Meeting springen. Das sind nämlich keine guten Voraussetzungen für ein gutes Mitarbeitergespräch.
Sorgen Sie dafür, dass es während des Gesprächs keinerlei Ablenkungen gibt. Keine Mails, kein Telefon und keine Kolleg/innen, die plötzlich hereinplatzen. Das ist ein Zeichen der Wertschätzung!
Falls es einen Gesprächsleitfaden gibt (was wir Ihnen auf jeden Fall empfehlen), sollten Sie diesen bereits vorab zur Verfügung stellen, damit sie sich Ihre Mitarbeiter/innen entsprechend vorbereiten können.
Um eine ruhige und möglichst unverkrampfte Atmosphäre zu schaffen, sollten Sie nicht gegenüber Ihrer Mitarbeiter/innen Platz nehmen. Das wirkt konfrontativ. Setzen Sie sich am besten im 90°Winkel zu Ihrer/m Gesprächspartner/in.
Um das Eis zu brechen, starten Sie am besten mit einer kleinen persönlichen Geschichte. Ihre Tochter hatte diese Woche ihren ersten Schultag? Perfekt.
Interessieren Sie sich für Ihr Gegenüber und fragen Sie auch mal nach, wie es dem pubertierenden Teenie Ihrer Mitarbeiter/in geht.
- Zurückblicken: Gemeinsam schaut Ihr auf das bisher Erreichte zurück und feiert die Erfolge.
Nach dem Small Talk, der hoffentlich den letzten eventuell noch vorhandenen Druck rausgenommen hat, blicken Sie gemeinsam mit der/dem Mitarbeiter/in auf das bisher Erreichte zurück.
Was habt Ihr seit dem letzten Gespräch gemeinsam geschafft?
Nutzen Sie dafür die intern abgestimmten Kriterien, Kompetenzfelder oder die Bewertungsfaktoren, die Ihnen als Führungskraft besonders wichtig sind. Sie sollten natürlich sicherstellen, dass Sie in den einzelnen Gesprächen immer dieselben Kriterien verwenden. So können Sie die Leistungen in den verschiedenen Zeiträumen und innerhalb des Teams vergleichen. Bevor Sie Feedback geben, sollten Sie Ihren Mitarbeiter/innen die Möglichkeit geben, sich selbst einzuschätzen. Sie sollten nämlich keinen Monolog, sondern einen wertschätzenden Dialog auf Augenhöhe führen. Wenn die Selbsteinschätzung und Ihre Einschätzung nicht übereinstimmen, ist es wichtig, die Gründe dafür zu verstehen. Bitte achten Sie darauf, Ihre Kritikpunkte möglichst positiv zu formulieren. Ganz nach dem Motto: Der Ton macht die Musik. Anschließend beratet Ihr darüber, wie die Stärken weiter ausgebaut und die Potenziale zukünftig besser genutzt werden können. Auf Basis der gemeinsamen Analyse leitet Ihr nun die konkreten Maßnahmen ab. Eine Maßnahme kann eine Fortbildung, aber auch eine Neuverteilung einzelner Aufgaben innerhalb des Teams sein. Die konkrete Maßnahme, die Ihr am besten schriftlich festhaltet, sollte folgende Punkte beinhalten: Seien Sie offen für die Anliegen und Ideen Ihrer Mitarbeiter/innen. Die neuen Impulse sind unheimlich wertvoll und möglicherweise haben Sie bestimmte Dinge aus der anderen Perspektive noch gar nicht betrachtet? Genau so können neue Ideen entstehen, die Ihr Unternehmen weiterbringen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter/innen dazu, Sie ebenfalls ein ehrliches und konstruktives Feedback zu geben. Im nächsten Schritt steckt Ihr die gemeinsamen Ziele, die bis zum nächsten Mitarbeitergespräch erreicht werden sollen. Klare und transparente Ziele steigern die Motivation und Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter/innen. Denn so wissen sie genau, was von ihnen erwartet wird und worauf Sie Ihren Fokus legen sollen. Das erleichtert die Priorisierung der verschiedenen Aufgaben im Arbeitsalltag. Bei der Formulierung der Ziele solltet Ihr darauf achten, dass die Ziele SMART sind: Damit Sie nicht erst in einem Jahr merken, dass Ihre Mitarbeiter/innen mit den gesteckten Zielen und Maßnahmen komplett überfordert waren, sollten Sie im regelmäßigen Austausch bleiben. Um die ambitionierten Ziele zu erreichen, müssen mit Sicherheit auch einige Stolpersteine bewältigt werden. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter/innen rechtzeitig die benötigte Unterstützung erhalten. Besprecht, in welchen Abständen Sie über die aktuellen Fortschritte informiert werden und wie Ihr zukünftig kommuniziert. Falls Ihr feststellt, dass Ihr einen regelmäßigen Jour Fixe benötigt, solltet Ihr diesen gleich terminieren. Selbst wenn viel Kritik geäußert wurde, ist es wichtig, Ihren Mitarbeiter/innen am Ende des Gesprächs ein positives und wertschätzendes Gefühl zu vermitteln. Bedanken Sie sich für das ehrliche Feedback und legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter/innen auch einige konkrete Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Führungsverhaltens fest. Das stärkt das Vertrauen und Selbstbewusstsein Ihrer Mitarbeiter/innen. Allerdings sollten Sie das nur machen, wenn Sie die Maßnahmen auch wirklich umsetzten möchten. Wenn Sie nichts ändern möchten, sollten Sie diesen Schritt lieber auslassen. Jetzt kennen Sie die Hebel, um die Leistung, Motivation und Entwicklung Ihres Teams durch das Mitarbeitergespräch gezielt zu steuern und kontinuierlich zu optimieren. Dieser Leitfaden kann und sollte situationsabhängig verändert und angepasst werden, denn jedes Gespräch hat schließlich seine eigene Dynamik. Dieser Blogartikel wurde von Nadja Planötscher – TEXTSELLERIE verfasst. 
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