Seit mehreren Jahren sammelt Karriere Südtirol die Durchschnittsgehälter von insgesamt 99 Jobs in Südtirol. Sie basieren auf Erfahrungswerten und Kundenfeedback und wurden nun im Gehaltsreport von Karriere Südtirol veröffentlicht. Zusammengefasst wurden die Jobs in 19 Berufsgruppen, eine davon ist Verwaltung und Assistenz, eine unverzichtbare Stütze für den reibungslosen Ablauf in Unternehmen und Organisationen. Fachkräfte in diesen Bereichen sorgen für die Organisation, Koordination und effiziente Verwaltung von Prozessen, wobei sie oft als zentrale Ansprechpartner fungieren. In diesem Artikel wird ein tieferer Einblick in Ausbildungsweg, gefragten Fähigkeiten, Berufsaussichten, Aufstiegsmöglichkeiten und natürlich das Durchschnittsgehalt gewährt, das Berufseinsteiger/innen und Quereinsteiger/innen als Orientierung dienen kann.

Die durchschnittlichen Gehälter in Südtirol reichen in dieser Branche von ca. 1.400€ netto (Einstiegsgehalt Verwaltungsmitarbeiter/in) bis 2.500€ netto (als Assistenz der Geschäftsführung).

*Front Office: In der Hotellerie können die Verdienstmöglichkeiten aufgrund von saisonaler Beschäftigung und Wochenenddiensten abweichen.

Die entsprechenden Gehaltsangaben basieren auf jahrelanger Erfahrung sowie Kundenfeedback und dienen zur Orientierung für Berufseinsteiger/innen und Berufsumsteiger/innen. Sie wurden nicht statistisch erhoben.

Zur Berufsgruppe Verwaltung und Assistenz gehören vorwiegend administrative, organisatorische und unterstützende Aufgaben. Sie sind für die Planung, Steuerung, Dokumentation eines Unternehmens zuständig. Bereiche in Verwaltung und Assistenz umfassen beispielsweise Bereiche wie das Rechnungswesen, die Personalverwaltung oder die Sachverwaltung. Jedes Unternehmen muss intern verwaltet und organisiert werden, weshalb man in diesem Bereich in so gut wie allen Branchen arbeiten kann.

• Verwaltungsmitarbeiter/ Back Office (Sekretär/in)
• Front Office
• Lohnsachbearbeitung
• Assistenz Geschäftsführung

• selbstständige Arbeitsweise
• gute Sprachkenntnisse (Grammatik und Rechtschreibung, gutes Ausdrucksvermögen) in Wort und Schrift
• logisches Denkvermögen und sicherer Umgang mit Daten und Zahlen
• Talent für Organisation und Ordnung
• Kommunikationsfähigkeit
• EDV-Programme wie MS 365 wird beherrscht
• Diskretion
• Empathie und zwischenmenschliche Fähigkeiten

Natürlich hängt es davon ab, welchen Job und welche Position man in diesem Arbeitsbereich belegt. Ein/e Verwaltungsmitarbeiter/in bearbeitet alle anfallenden Verwaltungsaufgaben. Sie bzw. er ist im ständigen internen und externen Austausch und ist deshalb bestens über das aktuelle Geschehen im Unternehmen informiert. Zu den Aufgaben der Verwaltungsmitarbeiter/innen zählen beispielsweise:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Telefondienst
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen
• Regelung des verwaltungstechnischen Schriftverkehrs
• Personalverwaltung: Erfassung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen, Gehaltsabrechnungen

Die Aufgabenbereiche der Assistenz der Geschäftsführung und jene der Verwaltungsmitarbeiter/innen überschneiden sich sehr häufig. Allerdings ist die Verantwortung oftmals größer, denn diese Mitarbeiter/innen sind auch strategisch und leitend tätig. Sie sind das Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Team, übernehmen oft Budget- und Personalverantwortung und optimieren Prozesse. Je größer der Betrieb, desto mehr Aufgaben gibt es für Assistent/innen. Zu den Aufgabenbereichen der Assistenz der Geschäftsleitung gehören unter anderem:

• Operative Unterstützung der Geschäftsführung
• Vor- und Nachbereitung sowie Planung von Terminen, Koordination und Überwachung von Deadlines
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Organisation von Dienstreisen 
• Managen von Projekten

Wenn man den Weg des Universitätsstudiums wählt, eignet sich für diesen Bereich ein wirtschaftswissenschaftliches Studium besonders gut. Grundlagen in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Mathematik, Recht oder aber auch Controlling und Wirtschaftskommunikation sind von Vorteil und werden dir im Bachelorstudium beigebracht. So versteht man den Aufbau eines Unternehmens und weiß, wie es funktioniert. Auch ein Rechtsstudium kann in Assistenzberufen hilfreich sein. Ein Studium ist allerdings nicht verpflichtend, wenn man in diesem Bereich arbeiten möchte. Der Weg in diese Arbeitswelt kann auch nach der Matura eingeschlagen werden. Von Vorteil sind hierbei natürlich Oberschulen mit Wirtschaftsfokus, wie die Wirtschaftsfachoberschulen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung kann den Weg in diesen Arbeitsbereich genauso ebnen. Die Landesberufsschule für Handel und Grafik „Johannes Gutenberg“ bietet eine dreijährige Ausbildung zur Bürofachkraft an.

Die Berufsaussichten in der Verwaltung und Assistenz sind grundsätzlich positiv, da die Tätigkeiten in diesen Bereichen in fast jeder Branche (Behörden, öffentliche Institutionen, Industrie, Gesundheitswesen, Bildungswesen u.v.m.) eine zentrale Rolle spielen. Besonders der technologische Fortschritt und die zunehmende Digitalisierung verändern dieses Berufsbild aber sehr. Aufgaben wie Datenverarbeitung, Aktenverwaltung und Dokumentmanagement werden verstärkt durch digitale Systeme unterstützt, wodurch administrative Prozesse effizienter werden. Mit neuen, innovativen Tools kann man so unterstützt werden, was die eigene Arbeit effizienter werden lässt. Allerdings fordert dies auch ständige Weiterbildung von Seiten der Mitarbeiter/innen. In der Verwaltung gibt es diverse Aufstiegsmöglichkeiten. Wer Erfahrung sammelt und sich weiterbildet, kann sich in höhere Positionen wie Teamleitung, Office Management oder spezialisierte Verwaltungspositionen hocharbeiten. Es gibt zahlreiche Weiterbildungen, die die Berufsaussichten verbessern können, zum Beispiel in den Bereichen Projektmanagement, Personalmanagement oder Rechnungswesen. Wer als Assistent/in die Geschäftsführung unterstützt, hat weniger Aufstiegsmöglichkeiten. Allerdings gibt es immer die Möglichkeit, sich weiterzubilden und in verschiedenen Branchen zu arbeiten.

Hier findest du alle offenen Stellen im Berufsfeld Verwaltung und Assistenz.