Ein Ratgeber für erfolgreiches Recruiting

Qualifizierte Mitarbeiter/innen und motivierte Talente zu finden, ist in der heutigen Zeit, wo viele Unternehmen unter dem Arbeitskräfte-Mangel leiden, gar nicht mal so einfach. Immer mehr Betriebe sind sich bewusst, dass Personalauswahl mittlerweile weit über die Suche nach Qualifikationen hinaus geht. Das Personalrecruiting im Unternehmen muss folglich neu gedacht und geplant werden. Gleichzeitig müssen Arbeitskräfte im Bewerbungsprozess immer mehr „beworben“ und überzeugt werden wollen. Das bringt eine Reihe von Überlegungen und Anforderungen mit sich, denen sich moderne Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – stellen müssen. In diesem Ratgeber zeigen wir, wie Sie als Unternehmen und Personaler/innen den perfekte Bewerbungsprozess planen und gestalten sollten:

1. Um Potenzielle Mitarbeiter/innen auf das Unternehmen aufmerksam zu machen
2. Um den Bewerbungsprozess zu einer optimalen Candidate Experience zu machen
3. Um die richtigen Bewerber/innen auszuwählen
4. Um entdeckte Talente und Fachkräfte auch langfristig ans Unternehmen zu binden

• Identität: Die hier angeführten Fragen sollte sich das Unternehmen selbst und seinen Mitarbeitenden stellen, um die eigene Unternehmensmarke authentisch und effizient definieren zu können:
  • • Wer ist das Unternehmen, was macht das Unternehmen aus?
    • Warum tut das Unternehmen, was es tut?
    • Welche Werte vertritt es nach innen und nach außen?
    • Wie nehmen die eigenen Mitarbeitenden es war?
    • Was denken ehemalige Mitarbeiter/innen?
    • Wo will das Unternehmen hin bzw. welche Ziele will es anpeilen?
    • Gibt es Verbesserungsvorschläge seitens der Mitarbeiter/innen und wie wollen diese konkret umgesetzt werden?
    • Warum sollten Arbeitnehmer/innen im Unternehmen bleiben wollen?
    • Anonyme Mitarbeiter/Innen-Umfragen zur Mitarbeiter/innen Zufriedenheit können zusätzliche wichtige Anhalts- und Ausgangspunkte liefern
• Zielgruppe: Hier kann es hilfreich sein ein Zielgruppen-Profil vor Augen zu haben, das Alter, Ausbildung, mögliche Erfahrungen, Werte, Interessen in Grundzügen festhält:
  • • Wen will das Unternehmen ansprechen? Die Zielgruppe ist hier zu ermitteln
    • Was für eine Art von Mitarbeitenden will sich das Unternehmen an Bord holen?
    • Welcher Typ „Mitarbeiter/in arbeitet bereits hier?
    • Wie „tickt“ diese Zielgruppe und worauf legt diese Zielgruppe tendenziell wert?
• Strategie: Sind Unternehmens-Identität und Zielgruppen (Kandidat/innen UND Mitarbeitende) genau recherchiert und definiert, geht es darum, eine Strategie bzw. eine attraktive Employer Value Proposition zu formulieren: Was haben wir zu bieten, was unsere Konkurrenz nicht bieten kann (z.B. Benefits, Fortbildung, Aufstiegsschancen, Stärken in Sachen Nachhaltigkeit, Vergütung, Sicherheit des Arbeitsplatzes usw.)? Darauf basierend werden nun alle weiteren Maßnahmen geplant. ACHTUNG: Die Strategie muss umsetzbar und authentisch sein, damit das, was nach außen kommuniziert wird auch der Wahrheit entspricht. Eine Arbeitgebermarke zu kreieren, die nur nach außen hin gut aussieht aber darunter bröckelt, schadet dem Image des Unternehmens!
• Kommunikation: Hat ein Unternehmen seine ganz persönliche Employer-Branding-Strategie herausgearbeitet und geplant, geht es darum, diese Arbeitgeber/innen-Marke nach innen, also an die eigenen Mitarbeiter/innen und auch nach außen, sprich, an potentielle Bewerber/innen, zu kommunizieren. Für die externe Kommunikation eignen sich übersichtliche und ansprechende Karriereseiten, Social-Media-Plattformen, Event und Jobmessen. Intern wird die Arbeitgeber/innen-Marke im Onboarding, auf internen Events und in der Unternehmenskultur greif- und lebbar. Die Unternehmens-Marke sollte sich wie ein roter Faden auch durch Stellenanzeigen und Videobeiträge und sogar durch die Art des Bewerbungsprozesses ziehen. Videobeiträge sind übrigens ein sehr effektiver Kommunikationskanal, um: Unternehmenswerte zu erzählen, Kandidat/innen auf emotionaler Ebene anzusprechen, einen Einblick ins Arbeitsleben zu geben und, um Mitarbeiter/innen (Markenbotschafter/Innen) mit positiven Erfahrungsberichten zu Wort kommen zu lassen. Wie Stellenanzeigen aussehen sollten, erklären wir in unserem Ratgeber „Die perfekte Stellenanzeige“
• Analyse: Nachdem die Strategie in die Tat umgesetzt wurde, muss das Unternehmen auch überprüfen, ob die Maßnahmen zur Stärkung des Employer Brandings auch effizient war. Die Zahl der Bewerbungen, die Rekrutierungskosten, die Fluktuationsrate sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden geben Auskunft darüber

• Welche Stelle ist offen/wird angeboten?
• Steht die Stelle auch Personen mit Beeinträchtigung oder Neurodiversität offen?
• Wer ist das Unternehmen?
• Wo befindet sich der potentielle neue Arbeitsplatz?
• Warum ist der Job interessant?
• Was ist daran besser als im aktuellen Job?
• Wie sieht die Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Position aus?

• Ein zu kompliziertes, Zeit-aufwändiges Bewerbungsformular
• Die Aussicht auf einen aufwändigen, langwierigen Bewerbungsprozess
• Bewerbungsformulare, die sich nicht fürs Smartphone eignen – sehr viele junge Menschen bevorzugen es, entsprechendes Online-Formular direkt auf dem Smartphone auszufüllen
• Fehlende oder unpersönliche Empfangsbestätigung eingegangener Bewerbungsunterlagen bzw. Bewerbungsformulare
• Keine Angaben darüber, innerhalb wann Bewerber/innen mit einer ersten Rückmeldung rechnen dürfen (nach Absenden der Unterlagen)
• Zu langsame Reaktion auf die Bewerbung
• Wenn das Unternehmen ein schlechtes Image hat

• Wann sind Bewerbungsunterlagen für unser Unternehmen überzeugend? Was müssen sie auf jeden Fall beinhalten? Was besticht uns (z.B.: Kreativität, Wortgewandtheit, auf den Punkt gebrachte Informationen?)
• Welche Qualifikationen sollten Kandidat/innen mitbringen?
• Hat berufliche Erfahrung einen hohen Stellenwert für diese Stelle? Falls ja, welche Art von Erfahrung sollte die Person unbedingt mitbringen?
• Nach welchen Soft Skills soll Ausschau gehalten werden (soziales Engagement, interkulturelle Kompetenzen, körperliche Belastbarkeit, Umweltbewusstsein, Reiselust, Kreativität etc.)?
• Welche Art von Erfahrungen, Skills oder Eigenschaften könnten fehlende Qualifikationen oder geringe Berufserfahrung „wettmachen“ (z.B. bei Berufs- oder Quereinsteiger/innen)?
• Haben wir den Eindruck, diese/r Bewerber/in ist wirklich am Unternehmen interessiert oder hat er/sie möglicherweise eine „unangepasste“ Bewerbung wahllos an mehrere Arbeitgeber/innen geschickt?

• Für die Effizienz des Gespräches
• Für das Image des Unternehmens
• Für die zukünftige Zusammenarbeit und Mitarbeiter/innen-Bindung
• Für den Fall, dass auch abgelehnte Bewerber/innen in Zukunft nochmal Kontakt zum Unternehmen haben werden – z.B. als Kund/innen oder Mitarbeiter/innen

• Vorbereitung des Vorstellungsgespräches: Vorbereitend zum Vorstellungsgespräch sollte man sich erneut die wichtigsten Informationen über die Bewerber/innen vor Augen führen. Die Bewerbungsunterlagen dienen dabei als roter Faden. Worauf soll ausführlicher eingegangen werden? Wonach soll der/die Personaler/in im Gespräch Ausschau halten? Wie sollen die Unternehmens-Werte kommuniziert werden? Anhand von welchen Fragen kann sich das Unternehmen einen Eindruck davon machen, ob „die Chemie“ stimmt und die Person ins Unternehmen passt (Cultural Fit). Auch nach Personen, die Diversität mit ins Unternehmen bringen, sollte Ausschau gehalten werden – Diversität ist nämlich immer eine Bereicherung für ein Unternehmen
• Infoschreiben: Dieses Schreiben ist ein wichtiger Touchpoint, bei dem das Unternehmen auch nochmal auf Bewerber/innen „zugehen“, sich für das Interesse bedanken und die Vorfreude auf das bevorstehende Gespräch ausdrücken kann. Falls dies nicht schon in der Einladung geschehen ist, sollten Kandidat/innen einige Tage vor dem Bewerbungs-Interview mit diesem Schreiben die wichtigsten Informationen zur Anreise, Parkmöglichkeiten und ev. mitzubringenden Unterlagen erhalten. WICHTIG: Informieren Sie die Bewerber/innen auch darüber, welche Personen des Unternehmens (mit Namen und jeweiliger Funktion) am Gespräch teilnehmen werden
• Empfang: Unternehmen sollten sich außerdem fragen, wie gut der Empfang der Kandidat/innen organisiert ist. Ist der Weg zum Unternehmen übersichtlich beschildert und barrierefrei (für Bewerber/innen mit Beeinträchtigung)? Gibt es Parkmöglichkeiten in der Nähe? Wer empfängt Bewerber/innen? Gibt es einen einladenden Wartesaal (mit Lesematerial) falls die Person zu früh erscheint oder der/die Personaler/in Verspätung haben sollte? Kann der Person in der Zwischenzeit Wasser oder Kaffee angeboten werden? Sorgen Sie in diesem Moment schon für eine angenehme Atmosphäre
• Wertschätzende Kommunikation: Der Ton macht die Musik. Personaler/innen sollten stets auf eine wertschätzende Sprache achten, sich auf die Person einlassen und ihr bei großer Aufregung auch etwas Zeit geben, Fragen zu beantworten bzw. Rückfragen zu stellen. Steigen Sie mit Small Talk als „Eisbrecher“ ein. Fragen nach dem Verlauf der Anfahrt, nach einem in den Bewerbungsunterlagen entdeckten, besonderen Interesse eignen sich dazu beispielsweise gut. Auch eine kurze Einleitung mit Informationen zum Unternehmen helfen dem Einstieg. Haken Sie nicht eine Frage nach der anderen ab, sondern bemühen Sie sich darum, ein Gespräch entstehen zu lassen, welches es Ihnen auch ermöglicht,vertiefende oder ergänzende Fragen zu stellen. Bitten Sie um konkrete Beispiele aus der beruflichen oder schulischen Laufbahn, mit denen Kandidat/innen ihre Stärken erzählen können. Auch wenn Kandidat/innen nicht den Stellenanforderungen entsprechen oder keinen guten Eindruck hinterlassen, bleiben Sie freundlich und professionell. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass Bewerbungsgespräche nicht durch Klingeln von Telefon, Maschinen- oder Straßenlärm und anderen Störfaktoren unterbrochen werden. Zusätzliche Tipps für das Bewerbungsgespräch mit Menschen mit Beeinträchtigung oder Neurodiversität finden Sie in unserem Ratgeber „Das optimale Onboarding“
• Transparenz zum weiteren Verlauf: Kandidat/innen sollten am Ende des Gesprächs nicht nur mit einer angenehmen Gesprächserfahrung nach Hause gehen, sondern auch mit Informationen darüber, wie das Auswahlverfahren nun weitergeht bzw. wann sie mit einer Rückmeldung zum Gespräch (Zusage oder Absage) rechnen dürfen. Diese Wartezeit sollte sich nicht zu lange hinausziehen. Geeignete Kandidat/innen könnten sonst in der Zwischenzeit andere Stellenangebote annehmen. Auch die Absage sollte persönlich und v.a. zeitnah erfolgen, damit Kandidat/innen sich nach anderen Stellen umsehen können. Bieten Sie bei Absagen auch verlässlich an, die Kontaktdaten der Kandidat/innen in die Datenbank des Unternehmens aufzunehmen, für zukünftige freie Stellen.

• Eine einladende Onboarding-Broschüre bzw. ein persönliches Onboarding-Schreiben sollte rund eine Woche vor dem Arbeitsantritt die neuen Mitarbeiter/innen willkommen heißen und Ihnen die wichtigsten Informationen zum ersten Arbeitstag liefern (Anreise, Treffpunkt, Mentor und Bezugsperson, Mittagspause etc.). Falls der erste Arbeitstag noch etwas in der Ferne liegt, kann es außerdem Sinn machen, neue Mitarbeiter/innen bereits zum einen oder anderen Team- oder Firmenevent einzuladen. Das bietet einen positiven Vorgeschmack auf die Unternehmenskultur und es entsteht das Gefühl von ehrlichem Interesse
• Der erste Arbeitstag und die erste Arbeitswoche sollen vorab geplant werden – nicht nur was das Kennenlernen des Teams und neuer Arbeitsprozesse anbelangt, sondern auch in Hinblick auf erste Feedback-Gespräche. Diese dienen dazu, vor allem auch nach dem Wohlbefinden und der Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter/innen zu fragen. Tutoren und Bezugspersonen sollten sich jeweils um die Einschulung und Integration der Neuankömmlinge kümmern
• Vorgesetzte sollten v.a. in den ersten Arbeitswochen für neue Mitarbeiter/innen erreichbar sein. Das signalisiert ehrliches Interesse und ermöglicht es, Schwierigkeiten gleich konstruktiv anzugehen
• Vereinbarungen sollten unbedingt eingehalten werden. Denn daran können auch neue Mitarbeiter/innen erkennen, ob Unternehmenskultur und Werte auch wirklich so gelebt werden, wie es angekündigt wurde. Inhalte oder Arbeitsaufträge, die vorher nie besprochen wurden, schaden der Customer Experience eindeutig
• Auch nach der ersten Zeit sollten Mitarbeitende nach Ihrer Zufriedenheit befragt werden. Das ist auch eine gute Gelegenheit, sich Feedback zum erlebten Bewerbungs- und Onboarding-Prozess einzuholen. Nur so kann ein Unternehmen diese Prozesse optimieren

4.1. Tipps für eine effiziente Mitarbeiterbindung:

• Employer Branding: Eine starke Mitarbeiter/innen-Bindung steht im unmittelbaren Wirkungskreis eines attraktiven Employer Brandings. Eine ansprechende Unternehmens-Marke ist aber nur dann wirklich effizient, wenn sowohl Kandidat/innen und als auch Mitarbeiter/innen sehen und erleben: Hier werden Mitarbeitenden-orientierte Angebote und Maßnahmen auch wirklich umgesetzt – hier hält man, was man verspricht
• Identifikation: Eine positive, wertschätzende Unternehmenskultur sollte auch schon im Bewerbungsprozess vermittelt werden. Erzählen Sie, was Ihr Unternehmen ausmacht, worauf es Ihnen aus menschlicher Sicht ankommt und wie Unternehmenswerte im Arbeitsalltag verankert sind. Das ermöglicht es Bewerber/innen, sich konkret vorzustellen, wie es sich anfühlt, für diesen Betrieb zu arbeiten. Das ist Voraussetzung dafür, dass sich Mitarbeiter/innen mit dem Unternehmen identifizieren können
• Benefits: Sportangebote, betriebliches Gesundheitsmanagment, Weiterbildungsangebote (für fachliche UND persönliche Entwicklung), flexible Arbeitszeiten, Vergünstigungen (Strom, Lebensmittel, Technik), Kinderbetreuung, Mitarbeiter/innen-Mensa – all diese Vorteile machen ein Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitsplatz und sorgen für zufriedene Mitarbeiter/innen, die ihrerseits wiederum ihre Zufriedenheit nach außen tragen. Das wiederum wirkt sehr überzeugend auf Bewerber/innen
• Onboarding: Werden Bewerber/innen im Recruitingprozess darüber informiert, dass es eine gut strukturierte Onboarding-Phase im Unternehmen gibt, wirkt das sehr einladend und vermittelt: Hier wird nichts dem Zufall überlassen, hier setzt man sich für seine Mitarbeiter/innen ein und dafür, dass diese sich wohlfühlen und sich im neuen Arbeitsumfeld gut einleben können
• Praktikant/innen sind die Mitarbeiter/innen von morgen: Eine positive, bereichernde Praktikumserfahrung ist entscheidend dafür, ob diese Fachkräfte in spe auch nach der abgeschlossenen Ausbildung in einem Unternehmen Fuß fassen möchten