Kennzahlen sind in der Steuerung (engl: control) von Unternehmen unverzichtbar. Die Unternehmensleitung ist für die Führung mittlerweile auf das Controlling angewiesen, um die bestmöglichen Entscheidungen treffen zu können. Mit den passenden und zuverlässigen Kennzahlen lässt es sich also besser führen und steuern. Auch im Personalwesen gibt es eine Fülle von Kennzahlen, an denen sich die HR-Politik ausrichten und verifizieren lässt. Je größer ein Unternehmen, umso wichtiger ist die Erhebung und Auswertung der Daten. Dabei steht jedoch nicht die Quantität der Daten, sondern viel mehr die Qualität und Konsistenz Derselbigen im Vordergrund. Nicht nur große Unternehmen und Konzerne sollten sich mit Kennzahlen beschäftigen, sondern gerade auch für Klein- und Mittelständer sind so genannte KPIs überlebenswichtig. Im so genannten Personalcontrolling können gewisse Daten vom Lohnbüro abgerufen werden, andere hingegen werden unternehmensintern erhoben und zur Verfügung gestellt.

Nachfolgend geben wir einen Überblick über mögliche, sinnvolle Kennzahlen und wie sie berechnet werden. Wir sprechen immer von möglichen, sinnvollen Kennzahlen da nicht ein jedes Unternehmen vergleichbar ist. So z.B. können überlebenswichtige Kennzahlen je nach Branche, Größe, Strategie und sogar nach geografischem Standort unterschiedlich sein. Der Nutzen eines Personalcontrollings ist im ersten Moment nicht immer zwingend in € zu beziffern. Wenn man sich jedoch errechnet, was z.B. die Reduzierung einer Krankheits- oder auch Fluktuationsquote für eine „Kosteneinsparung“ ist, dann ist die Rentabilität des Personalcontrollings höchst lukrativ.

Sobald Klarheit herrscht, wann, wie oft und von wem die Daten erhoben und analysiert werden, soll auch ein Vergleich von Kennzahlen angestrebt werden. Die Werte werden also ins Verhältnis zu anderen Werten gebracht, um sie besser einordnen und Handlungsmöglichkeiten ableiten zu können:

• Zeitreihenvergleich: Die Kennzahlen werden periodisch mit vergangenen Werten des eigenen Unternehmens verglichen, um eine Verbesserung oder Verschlechterung festzustellen
• Benchmarking: Die eigenen Kennzahlen werden entweder innerhalb des Unternehmens (auf Abteilungs- oder Standortebene) oder mit den Branchen- und Mitbewerber-Kennzahlen verglichen.
• Zielabweichung: die Ist-Kennzahlen werden mit den Soll-Werten verglichen, um die Zielerreichung festzustellen.

Essenziell dabei ist es, sich vorab Zielwerte für die Kennzahlen zu definieren und diese auch laufend zu verifizieren und ggf. anzupassen.

Bei der Betrachtung und Interpretation von Personalkennzahlen sind nicht nur harte, sondern vor allem auch weiche Faktoren zu berücksichtigen. So ist immer der Kontext, also die allgemeine und die branchenspezifische Arbeitsmarktlage mit zu berücksichtigen. Dabei kann z.B. die Anzahl von Bewerbern pro ausgeschriebene Stelle allein dadurch steigen, dass die Arbeitslosenquote sowohl im Allgemeinen oder/und auch in der Branche steigt, obwohl der Betrieb das Budget für Stelleninserate gekürzt hat und die Reichweite der Stellenausschreibungen gesunken ist.
 

Armin Höllrigl ist langjähriger Controller und Inhaber von All In Consulting.
Er berät Unternehmen zum Thema Controlling und bietet Controlling als Service an.