Wie das Wort schon sagt, die Smarte – die Schlaue Art zu arbeiten. Die Krise hat uns dazu gezwungen Schlau zu arbeiten. Von heute auf morgen waren alle zu Hause. Eingesperrt fühlten sich die einen, frei die anderen. Frei den Tag und die Arbeitszeiten so einzuteilen wie sie es wollten, frei ihrem natürlichen Rhythmus nachzugehen und schon um 6 Uhr morgens den PC anzumachen und dafür die Spätnachmittagssonne auf dem Balkon zu genießen oder endlich mal auszuschlafen und dafür zu später Stunde nochmal Vollgas zu geben.

Was bis vor wenigen Wochen noch unmöglich erschien, wurde von einem Tag auf den anderen, oder nach kurzen Startschwierigkeiten zumindest von einer Woche auf die andere, Realität und ist inzwischen schon fast Normalität. Sofern die Verbindung passt ist alles möglich. Binnen weniger Tage haben auch die vermeidlichen IT Dinos unter uns den Umgang mit Skype, Zoom, Teams und Co. gelernt. Und siehe da, es ist gar nicht so schwer. Wenn man muss funktioniert so einiges. Und so war es auch mit dem Smart Working. „Heimarbeit ist Ausrede für sich´s gemütlich machen. Heimarbeit macht Projektarbeit unmöglich. Heimarbeit ist nicht kontrollierbar und damit Garant für sinkende Produktivität.“ –  war die feste Überzeugung der Mehrheit. Zur Überraschung Vieler hat es unerwartet gut funktioniert. Was wäre es schade, diese neugewonnene Flexibilität, in der langsam wiederkehrenden alten Normalität, ganz aufzugeben, zu verlieren, gar wieder zu verbieten. 

 Ein Aufruf Smart Working zur neuen Normalität zu machen.

Und wenn nicht zur Normalität dann doch zumindest zu einer wirklichen Alternative. Wir sind keine Idealisten. Uns ist durchaus bewusst, dass Smart Working nicht für alles und jeden das Richtige ist. Nicht jede Stelle ermöglicht es, nicht jeder Mitarbeiter möchte es und doch geht und gelingt es sehr viel häufiger als wir zu glauben wagten.

Was genau verstehen wir den eigentlich unter diesem viel zitierten Begriff Smart Working?

Smart Working ist ein neues Arbeitsmodell, das die modernen Technologieren nutzt, um die Arbeit orts- und zeitungebundener zu machen, mit dem Ziel sowohl die Leistung als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern.

Smart Working ist sozusagen der große Bruder der Telearbeit. Wobei schon die Telearbeit den Arbeitsplatz vom Büro nach Hause verlegt hat, schafft es Smart Working ihn an nahezu jeden beliebigen Ort zu verlegen. War und ist es in der Krisenzeit wohl meist das Wohnzimmer, die Küche oder im besten Falle der schöne schattige Platz im Garten, so kann es morgen auch der Wartebereich am Flughafen sein oder das ruhige Kaffee an der Ecke sein.

Die Vorteile

Smart Working erlaubt mehr Autonomie und Freiheit und erleichtert vielfach die Balance zwischen Beruflichem und Privatem. Es spart Zeit und oft auch Geld, für Anreise und Versorgung – ab und an gar einen physischen Arbeitsplatz. Es ermöglicht Mitarbeitern dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind oder sie die Muse finden innovativ und kreativ zu sein. Es steigert die Produktivität. Nein! Spätestens hier, gehen bei einigen wahrscheinlich die Alarmglocken los. Produktivität = ein Meschen auf einem Stuhl im Büro. Ein Credo, dass sich jahrzehntelang so in unsere Köpfe gebrannt hat, dass es sich nur allzu schwer wieder rauslöschen lässt. Dabei wissen wir alle wie ablenkend und störend der übliche Bürorummel oft sein kann, die laute Stimme des Kollegen oder die vielen Zwischenfragen, die sich häufig innerhalb kürzester Zeit von selbst erledigen, wenn grad keiner da ist dem man sie an den Kopf werfen kann.

Viele Unternehmer sehen sich vor allem gezwungen Smart Working anzubieten, um auf dem oft heiß umkämpften Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber gesehen zu werden. Viele haben aber auch die Vorteile für sich erkannt. Flexible Arbeitsmodelle erlauben es gute Mitarbeiter zu behalten, die auf Grund von persönlichen Notwendigkeiten keine streng an Ort und Zeit gebundenen Aufgaben leisten können. Sie schonen Ressourcen oder reduzieren gar die Notwendigkeit für physische Arbeitsplätze oder Parkplätze und ähnliches und erweitern den Talente Pool aus dem Unternehmen neue Mitarbeiter gewinnen können. Die Zusammenarbeit mit Partnern wie PR und Werbeagenturen, Anwälten oder Wirtschaftsprüfern funktioniert bestens. Warum sollte es also mit eigenen Mitarbeitern, die an einem anderen Ort sitzen nicht so sein!?

Voraussetzungen

Effizientes Smart Working funktioniert nicht etwa von allein, oder gar automatisch. Es bedarf einiger grundlegender Voraussetzungen. Die notwendige technische Ausrüstung, eine stabile Verbindung und die digitale Verfügbarkeit der Daten und Informationen verstehen sich von selbst. Damit einher geht die Sicherstellung des Datenschutzes und die Abklärung der arbeitsrechtlichen- und arbeitssicherheitstechnischen Details – dafür reicht eine zusätzliche Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter, die jeder Arbeitsrechtsberater schnell und einfach für sie aufsetzen kann. Klar definierte und gut messbare Ziele scheinen beim Smart Working noch wichtiger. Das Wort scheinen ist ganz bewusst gewählt, denn jeder Manager, der glaubt er hätte mehr Kontrolle über die effektive Leistung seiner Mitarbeiter nur weil sie vor ihm sitzen, belügt sich selbst. Und doch bedarf das Führen auf Distanz spezieller Leaderhip Fähigkeiten und Aufmerksamkeit. Eine, die wohl grundlegendste aller grundlegenden Voraussetzung für Smart Working fehlt noch – das VERTRAUEN. Dabei stellt sich die Frage, ist gute Zusammenarbeit ohne Vertrauen überhaupt möglich?

Wie kann Smart Working salonfähig werden?

Smart Working 40 Stunden plus, Montag bis Freitag, Winter wie Sommer wäre wahrscheinlich für die wenigsten Unternehmen wirklich smart. Die gesunde Mischung machts, wie so oft im Leben. Was wäre nun ein guter Vorschlag, um die vielen Vorteile des Smart Workings beizubehalten und doch wieder ein Stück weit Richtung alte, gewohnte und geliebte Realität zurückzukehren? In Folge ein paar Tipps wie man Smart Working zu einer wirklichen Alternative machen kann:

Die erste Frage, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, ist: was hat in der Krisenzeit gut funktioniert und bei wem hats gut funktioniert? Darauf kann gebaut werden. Es werden Regeln definiert, für welche Stellen, für welche Jobs oder auch in welchen Situationen Smart Working in Frage kommt; zum Beispiel für Eltern, für Mitarbeiter mit einer weiten Anreise, etc. Dann werden die Tage definiert an denen Smart Working möglich ist; oder umgekehrt, nicht möglich ist, sodass direkte Abstimmungen, Meetings, gemeinsame Workshops oder einfach nur ein persönliches Hallo möglich sind. Auch die Zeiten in denen Mitarbeiter erreichbar sein müssen gilt es festzulegen. Es ist ratsam den Mitarbeitern klar zu vermitteln und mit ihnen zu vereinbaren, dass bei Bedarf auch kurzfristig die Präsenz im Büro verlangt werden kann. Ein für alle zugänglicher Kalender der An- und Abwesenheiten und gute Kommunikationstools vereinfachen die Zusammenarbeit. Eine solide Unternehmenskultur ist das A&O für so vieles in Unternehmen und besonders auch für das Gelingen des Smart Workings (Auf dieses Thema werden wir in dieser Artikelreihe noch tiefer eingehen.

Fazit

Das ein oder andere Unternehmen hat die momentane Situation aufgeweckt und überzeugt, dass es nun endgültig an der Zeit ist die vielbesprochene Digitalisierung in die Tat umzusetzen. Viele bislang allzu skeptische Unternehmer und Manager haben bestätigt bekommen, dass Mitarbeiter durchaus was leisten können, auch wenn sie nicht an ihrem gewohnten Arbeitsplatz sitzen.

Die Erfahrung der vergangenen Wochen hat gezeigt, dass das Arbeiten an gemeinsamen Zielen, der regelmäßige Abgleich und auch Momente des lockeren Austausches durchaus auch virtuell möglich sind. Den besiegelnden Handschlag mit dem neuen Kunden, den kurzen „Ratscher“ am Kaffeeautomaten, oder das energiegeladene „High Five“ beim erfolgreichen Projektabschluss wird allerdings auch in 100 Jahren keine noch so gute Skype Verbindung ersetzen.

Die Situation der Krise hat uns neue Erkenntnisse gebracht, die wir jetzt nicht einfach so über Bord werfen sollten, nur weil es wieder anders, langsam wieder wie gewohnt geht. Deshalb unser Aufruf BE SMART – WORK SMART egal ob im Büro oder sonst wo.

Auf ein gutes Gelingen!

Sie nehmen das Thema in die Hand? Wir begleiten Sie gerne bei der Umsetzung. HUMAN&HUMAN – ihre Spezialisten für die Menschen in Unternehmen.