Bewerbern und Bewerberinnen eine Absage zu erteilen ist sicher keine einfache oder angenehme Aufgabe im Recruiting. Schließlich sollte man als Recruiter/in in solchen Situationen klar und professionell rüberkommen, aber gleichzeitig freundlich sein, schon allein für den Fall, dass sich berufliche Wege zu einem späteren Zeitpunkt erneut kreuzen oder sich eine Zusammenarbeit in einem anderen Kontext ergibt. Unpersönliche oder gar keine Rückmeldungen auf Bewerbungen wirken nicht nur unhöflich, sondern können dem Unternehmensimage eindeutig schaden. In diesem Blogartikel wollen wir einige Tipps sammeln, wie man eine Absage formuliert, die sowohl ehrlich als auch wertschätzend ist.

Darum sollten Sie sich die Mühe machen, eine Absage persönlich und reflektiert zu formulieren. 

• Respekt: Jede/r Bewerbende verdient eine Antwort – unabhängig davon, ob er/sie dem Anforderungsprofil bzw. der Stellenbeschreibung gerecht wird oder nicht 
• Employer Branding: Eine professionelle Absage hinterlässt einen positiven Eindruck und kann Bewerber/innen sogar dazu bewegen, sich vielleicht in einem zweiten Moment – möglicherweise für eine andere Stelle – bei Ihnen zu bewerben oder Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen. Lassen Sie nach Möglichkeit daher immer Ihre Tür für eine künftige Zusammenarbeit offen. Besonders angesichts des Arbeitskräftemangels sollten Sie sich da nicht selbst Chancen verbauen
• Rechtliche Aspekte: Eine klare, nachvollziehbare aber respektvolle Absage gehört nicht nur zum guten Ton, sondern kann im Zweifelsfall auch rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden. 

Darauf sollten Sie achten, wenn sie eine Absage formulieren: 

Dos:  

• Schnelligkeit: Je schneller Sie absagen, desto besser. Der/die Bewerbende kann sich dann schneller nach Jobalternativen umsehen. Teilen Sie Bewerbenden außerdem noch im Bewerbungsprozess mit, nach wie vielen Tagen/Wochen Sie mit einer Rückmeldung rechnen dürfen 
• Persönlich: Vermeiden Sie Standardfloskeln, die nach einer oberflächlichen, schnellen Abfertigung klingen. Gehen Sie kurz auf die Bewerbung oder das Gespräch ein, das zeigt, dass sie aufmerksam dabei waren und die Bewerbenden als Individuum wahrnehmen und behandeln 
• Ehrlichkeit: Nennen Sie die Gründe für die Absage, ohne jedoch zu verletzend zu sein 
• Wertschätzung: Bedanken Sie sich für das Interesse und die investierte Zeit und bieten Sie, falls Sie ehrlich eine Möglichkeit sehen, Alternativen an, z.B. die Aufnahme in einen Talentpool <verlinken> oder die Empfehlung anderer freier Stellen. Knüpfen Sie gegebenenfalls beruflich Kontakt mit dem jeweiligen Bewerber /der jeweiligen Bewerberin über soziale Netzwerke (LinkedIn) 

Don'ts:  

• Ignorieren: Auf gar keinen Fall sollten Bewerbungen unbeantwortet bleiben, sind sie auch noch so uninteressant für die ausgeschriebene Stelle 
• Vage Formulierungen: Vermeiden Sie unklare Aussagen, die Raum für Spekulationen lassen 
• Diskriminierung: Achten Sie darauf, dass Ihre Absage keine diskriminierenden Formulierungen, Andeutungen und Botschaften enthält
• Lügen: Seien Sie ehrlich, aber immer in einem respektvollen Ton 
• Standardbriefe: Standardantworten ohne persönliche Note sind unangebracht und erwecken den Anschein, dass Sie als Arbeitgeber/in generell nicht wirklich interessiert sind an ihrem Gegenüber. Auf keinen Fall sollten Sie solche Inhalte des persönlichen Austausches künstlicher Intelligenz überlassen, Künstliche Intelligenz kann als Schreibhilfe dienen, aber den menschlichen Ton und Touch kann sie nicht ersetzen 

Hier sind einige Formulierungshilfen, die Sie in ausgearbeiteter Form an Ihre individuelle Situation anpassen können: 

• Einleitung: Vielen Dank für Ihre Bewerbung und das interessante Gespräch am [Datum] 
• Begründung: Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden, dessen Profil besser zu den Anforderungen der Stelle passt. Oder: Leider haben Ihre Qualifikationen/beruflichen Erfahrungen nicht für diese Stelle gereicht 
• Wertschätzung: Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich bei uns zu bewerben. Das wissen wir sehr zu schätzen. Gerne nehmen wir Sie in unseren Talentpool auf, falls das Interesse Ihrerseits besteht und sich in Zukunft neue Jobmöglichkeiten in unserem Unternehmen ergeben sollten 
• Abschluss: Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche

Nehmen Sie sich Zeit für eine respektvolle und ehrliche Absage. Das zeugt von Professionalität, Aufmerksamkeit und Zwischenmenschlichkeit. Gestalten Sie Ihre Absagen individuell, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und den Draht für künftige berufliche Kontakte und eine spätere potenzielle Zusammenarbeit nicht abreißen zu lassen – auch wenn es für die ausgeschriebene Stelle gerade nicht gepasst hat.